高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理的論文
摘要：高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍，其內(nèi)容是高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料。學(xué)生檔案精細(xì)化管理需求有著深刻的動因，我們可以從收、清、存、填、裝、寄、查、退等八個(gè)環(huán)節(jié)對其實(shí)施精細(xì)化管理。
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案精細(xì)化管理
在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時(shí)日，因而以重、實(shí)、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。
一、學(xué)生檔案的內(nèi)容
一般來講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，其基本內(nèi)容包括：
（一）高考檔案。
（二）新生入學(xué)體檢表。
（三）學(xué)生情況登記表。
（四）學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；
（五）學(xué)生學(xué)籍變更材料。
（六）學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料。
（七）學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料
（八）畢業(yè)生檔案材料。
學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過對學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。
二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程
學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動機(jī)制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時(shí)，最好以班級為單位進(jìn)行捆扎，為將來的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級的學(xué)生名單并標(biāo)注出無檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時(shí)通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級院（系）及時(shí)與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。
（三）存
1。入學(xué)新生檔案的存放。一般來說應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時(shí)歸類。
2。休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。
一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時(shí)歸到他新的班級中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級中抽取出來，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時(shí)歸類做好準(zhǔn)備。
3。托管檔案的存放。2002年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開來進(jìn)行存放。
4。死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學(xué)校無人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來說，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時(shí)，要根據(jù)國家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時(shí)出臺相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等來寫；院系、專業(yè)、班級的簡稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時(shí)間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部位等等。總之就是要保證學(xué)生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說來，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)去二級院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場指導(dǎo)，以便隨時(shí)更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學(xué)生檔案管理部門先要對畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的時(shí)候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時(shí)解決問題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。
（七）查
有條件的高校可以設(shè)計(jì)一個(gè)畢業(yè)生信息平臺，將檔案信息及時(shí)錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>
（八）退
在這方面主要是針對中途退學(xué)或其他原因被開除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來說這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。
“一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切。”要真正做到這一點(diǎn)，說難也難，說不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺也是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細(xì)枝末節(jié)上的修修補(bǔ)補(bǔ)，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報(bào)社會。
參考文獻(xiàn)
【1】本書編委會。《<高等學(xué)校檔案管理辦法>實(shí)施手冊》[m]。北京：2008
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