事業單位檔案管理信息化建設問題分析論文
摘要：信息化是事業單位在檔案管理工作上發展的必然趨勢，信息化管理目的是在保障原始檔案完整性的基礎之上，利用電子技術轉變檔案的存儲方式。如今的大數據時代，信息化管理有利于實現檔案資源利用的多元化。但是檔案管理信息化的過程并不順利，本文就其中產生的問題進行詳盡的分析，并提出針對性的解決措施。
關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理；信息化建設
如今，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能滿足社會的需求。新時期的信息傳遞要求快速、完整、真實，要求信息整理不再通過紙張展示，而是通過網絡、電子等技術手段快速完成。事業單位檔案管理采用信息化的管理模式除了具備與傳統方式一樣的功能外，還能形成網絡數據庫，將物質的信息資源實現數據轉化，使事業單位能夠通過網絡、計算機等途徑與工具便利的使用，為事業單位的發展注入新的活力。檔案管理的傳統方式是經過長期工作經驗積累的結晶，對信息化建設具有很好的借鑒意義。因此，檔案管理的信息化建設不可脫離傳統管理方法，二者相結合，才能創造出更好的效果。
一、事業單位檔案管理實現信息化的重要性
事業單位是我國計劃經濟體制的產物，在我國改革事業單位體制后，事業單位更能夠發揮促進經濟進步、社會和諧的重要作用。事業單位已經成為我國有中國特色社會主義發展的重要支撐體系。由此一來，事業單位的檔案工作就是保障事業單位有效運行的重要環節，進行事業單位檔案的信息化建設，有利于中國特色社會主義的建設。事業單位檔案管理如同歷史王朝中的史官記錄王朝的發展歷程一樣，事業單位檔案則是記錄現代社會的發展進程，并且通過政府的力量帶動社會向好的方向進步。建立與現代經濟發展相媲美的檔案管理方法有利于我國現代化社會的發展。隨著社會經濟與科技的快速發展，事業單位檔案管理工作面臨的挑戰也越來越大，新時期經濟發展與人民生活方式的轉變對事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作信息化勢在必行。事業單位檔案管理工作采用數字化、信息化的管理手段能夠有效保障原始檔案數據的完整性、準確性和真實性。利用電子科技管理檔案能夠使檔案的整理、分類工作更加簡單、便捷，有利于檔案的擴充和檔案資源利用的多樣化，有助于規范檔案管理工作。現代社會信息的傳遞和發展相當迅速，事業單位應緊跟時代步伐，引進互聯網、電子技術等促進檔案管理的信息化，從而帶動事業單位整體的信息化，使事業單位為社會主義建設發揮更大的價值。檔案信息管理的信息化能夠減輕檔案管理人員處理數據的負擔，使工作更加便捷，從而提升檔案的處理效率，增強檔案管理工作的效率，并且檔案管理工作的信息化有助于精簡檔案管理工作人員，節約檔案部門所占用的空間和辦公經費。總的來說，事業單位檔案管理工作應盡可能地利用信息技術改變傳統的工作方式，為社會主義建設事業增添光彩。
二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題
（一）檔案信息資源開發不合理。據統計，我國已經建立4000多個信息化的檔案數據庫，并且檔案數據庫的管理取得了良好的成效。但是檔案資源的內容較少，存在重復加工問題，檔案信息化資源質量水平較低。目前，我國綜合性檔案資料館開放的檔案共計為6897萬卷，僅為整個檔案資料總量的20%。所以我國檔案管理信息化還處于較低水平，檔案資源尚未得到有效開發、利用。
（二）檔案信息內容缺少安全措施。事業單位由于其性質的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國家機密，是不可以外泄與公之于眾的。事業單位檔案管理工作進行信息化建設時必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設中，信息的安全問題在某些事業單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網瀏覽網頁，對公開信息審核的程序不嚴格等，這些都會導致檔案信息的泄露。
（三）檔案管理人員素質普遍較低。我國社會主義市場經濟的建立，自由、民主成為人民的基本權利，計劃經濟時代的統一管理和調配制度已經取消，人們更傾向于高薪酬、富有挑戰性的工作。事業單位的檔案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要從業經驗豐富且長期穩定的員工，如果員工經常更換會使檔案管理工作出現斷層。此外，沒有高學歷、高水平員工也會阻礙管理工作的發展。
（四）信息技術利用率低。在檔案信息化建設中，計算機檢索技術是基本要件。計算機檢索技術能夠提升檢索效率和準確性。雖然很多事業單位的檔案管理工作已經建立信息化的管理方式，但是職員傳統的手工檢索方式依舊存在，對新技術的使用率低，從而阻礙了信息化的推廣。
三、事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑
（一）制定規范的檔案管理制度。事業單位是我國社會主義建設中的重要組織，法律對事業單位傳統的管理具有明確規定，檔案管理的日常工作受法律的約束。新時期事業單位信息化建設改變了原有的事業單位檔案管理模式，在法律上尚未出現對事業單位信息化管理的法律規定。事業單位的特殊性要求其必須加強管理，建立有章可循、有法可依的規章制度，以保障信息的安全和杜絕違規事件的發生。不同的事業單位所從事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的規章制度可以依據自身的實際情況，制定符合本單位的檔案資料管理制度。
（二）合理規劃事業單位的檔案管理信息化建設。現代市場經濟要求事業單位建立信息化處理機制，事業單位在發展信息化檔案管理的進程中要結合自身的發展目標，深入了解事業單位內部的發展機制，結合檔案管理的長期以及近期的發展目標，有秩序地推進檔案管理信息化建設。
（三）提高檔案管理工作人員的素質。事業單位檔案管理信息化建設需要具備信息技術的專業人才。事業單位工作人員需要提升自身文化素養以應對信息化建設的要求。檔案管理部門也應注意人才的培養和新人才的引入，以增加檔案管理事業的活力和生機。
（四）完善事業單位檔案信息化的監督管理機制。完善的監督管理機制能夠保障事業單位信息化建設的順利進行，監督員工工作的合法性，保障檔案信息的安全性。事業單位檔案信息化監督機制應充分利用事業單位的內部監督和外部監督，兩者相互補充，全面監督信息化建設的過程，減少信息化過程中的安全隱患，從而建立安全、有效的檔案信息化管理模式。
（五）逐漸實現檔案管理工作的數字化。檔案信息資源的數字化是檔案文件保存的重要方式，事業單位應充分利用先進的科學手段建立完善的檔案數據庫。網頁管理是檔案管理的主要模式，也是員工進行檔案管理工作的重要途徑，完善的檔案網站管理是十分重要的。網絡技術處于不斷更新的狀態，事業單位檔案管理信息的長遠發展離不開技術的更新和設備的維護。事業單位做好網絡技術的應用和設備的維護，是滿足檔案管理信息化的必要條件，也是充分利用信息資源的必要技術手段。綜上所述，隨著我國社會主義經濟與科技的發展，事業單位對檔案管理的需求也更加多樣化，檔案數量的增加對原有的管理方式產生很多困擾，傳統的檔案管理方法已經不適合當前事業單位檔案工作的發展需求，建立信息化檔案管理體系已是大勢所趨。事業單位檔案建設要充分抓住時代機遇，結合傳統的檔案管理模式，引用新技術，積極創新，實現事業單位檔案管理工作的可持續發展。
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