淺談高校電子圖片檔案管理及其應(yīng)用論文
檔案管理可分為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等8個方面的工作，這8項工作彼此間相對穩(wěn)定「‘」。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，電子圖片檔案管理系統(tǒng)被逐漸應(yīng)用于各大高校，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自作用，仍需不斷完善。
一、我校電子圖片檔案管理現(xiàn)狀
隨著經(jīng)濟發(fā)展和教育普及，高校學(xué)生的人數(shù)逐年增多，面對龐大的學(xué)生人數(shù)和教職工人數(shù)，各高校檔案管理系統(tǒng)存在一定問題。目前，我國高校檔案管理系統(tǒng)存在以下問題，具體情況如下:①工作量大:高校檔案管理所處環(huán)境較為特殊，每年都會面臨著大量學(xué)生進校和畢業(yè)，這就意味著學(xué)生數(shù)據(jù)需隨時進行變動，因此高校檔案管理系統(tǒng)會存在數(shù)量大，變動頻繁目_復(fù)雜等難點，加上檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用時需配用大量專業(yè)人員對系統(tǒng)進行維護和應(yīng)用，這對學(xué)校都是來說必不可少的巨額開支;②電子信息化應(yīng)用程度及范圍較低:目前，各大高校仍以紙質(zhì)檔案為儲備學(xué)生數(shù)據(jù)的主要方式，電子管理系統(tǒng)僅被簡單應(yīng)用于學(xué)生信息檢索、交換、備份等低級功能上，電子檔案管理應(yīng)用仍處于初級階段，未達到充分使用的層次;③檔案管理操作無一定標(biāo)準(zhǔn)綱領(lǐng):因各個高校的實際情況不同，其管理系統(tǒng)也各不相同，因此各高校所設(shè)定的制度和規(guī)范也存在一定差異，因此各檔案管理系統(tǒng)大不相同，急需規(guī)定范圍，形成統(tǒng)一規(guī)范;④檔案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學(xué)校的地位普遍較低，在學(xué)校機構(gòu)改革中，不少檔案的地位又被削弱，只看到其服務(wù)功能，而忽視了其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能。
二、我校電子圖片檔案管理系統(tǒng)分析
電子圖檔管理系統(tǒng)能夠自動、實時、完整、準(zhǔn)確的收集歸檔CAD電子文件，對收集歸檔的電子文件施行有效的管理和控制，實現(xiàn)CAD電子文件從設(shè)計、打印、收集歸檔、統(tǒng)計、在線瀏覽圖形、檢索借閱、文件管理等全過程的信息化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統(tǒng)中，圖片在歸檔的過程中應(yīng)包含管理信息、內(nèi)容信息、屬性信息和歸檔信息4個方面的內(nèi)容。管理信息應(yīng)當(dāng)包括存放地點、保管期限等等;內(nèi)容信息包括文字說明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性信息應(yīng)當(dāng)包括圖片類型、分辨率等等;歸檔信息包括歸檔人、歸檔日期等等。
三、高校電子圖片管理系統(tǒng)的應(yīng)用
1、電子圖片檔案具有的優(yōu)點
①操作過程簡便，能夠極方便的對其進行增加、刪除、修改等操作，且進行修改后并不會留下修改痕跡，有效保證整個檔案頁面完整、整潔;
②資源傳輸方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。在現(xiàn)實的閱讀過程中，若是紙質(zhì)檔案就只能提供給能夠接觸該紙質(zhì)檔案的人進行閱讀，而針對電子圖片的管理檔案，由于此類電子檔案是由計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行處理的，因此能夠避免受到該限制，擺脫紙質(zhì)檔案在時間以及空間上存在的制約;
③不會占用較大的存儲空間，紙質(zhì)文件數(shù)量會不斷增長，但實際的存儲空間確實有限的，兩者之間一直以來都存在著激烈的矛盾，但若使用電子圖片檔案進行管理，電子檔案不會占用較多的空間，便能很好的將矛盾有效解決;
④文件進行復(fù)制的過程中，電子文件能夠有效避免信息和數(shù)據(jù)的丟失。由于在實際操作中，紙質(zhì)文件進行復(fù)制或是縮微品進行拷貝時，經(jīng)常會導(dǎo)致清晰度的下降、畸變、信息的丟失等等問題，與電子圖片檔案進行比較，紙質(zhì)文件具有較大的不足之處。因為電子圖片檔案進行復(fù)制時，由于信息處理過程是信息化的，極少出現(xiàn)該類問題，因此電子檔案在文件進行復(fù)制和拷貝的過程中，更能避免文件信息、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等的丟失和缺損。
2、電子圖片檔案缺點
首先是其儲存的安全性，安全性對于系統(tǒng)的正常運行和內(nèi)部資料的保密極為重要，電子檔案采用的錄入方法完全相同，各文件之間差異性較小，特征性較差，因此文件一旦受到侵害則不易被發(fā)現(xiàn);其次技術(shù)支持不全面，電子檔案的特殊性使文件的保管條件和保管期限等存在局限性，需重視解決;最后高校的檔案管理人員專業(yè)知識掌握程度較低，不能完全掌控檔案管理的相關(guān)工作，為其應(yīng)用帶來極大影響。
3、解決措施
針對以上系統(tǒng)在我校應(yīng)用時存在的問題進行總結(jié)并采取相應(yīng)措施，具體如下:
①規(guī)范化原則:是電子圖檔應(yīng)用中的重要原則，我校要制定規(guī)范、嚴格、科學(xué)、合理的管理制度，以便系統(tǒng)正常運行，同時我校的原有檔案的數(shù)據(jù)化工作應(yīng)按特定規(guī)格進行，確保其真實性;
②確保檔案的安全:由于電子圖片檔案能在不同載體上進行相互轉(zhuǎn)換，雖能保證圖片的真實性，但不能保證其原始性，因此，我校的檔案管理人員應(yīng)詳細了解計算機功能以便對檔案系統(tǒng)進行全面維護;
③加強控制和管理工作:首先要對權(quán)限關(guān)系進行劃分，分級管理，避免越級管理;其次是加強拷貝的嚴密性，使用者在使用權(quán)限后，系統(tǒng)要對使用者得到的信息進行及時拷貝，以便查詢，最后是加強安全措施，保證系統(tǒng)的使用安全;
④加強人才隊伍建設(shè):我校現(xiàn)存系統(tǒng)技術(shù)人員較少，目_水平較低，大多只會使用電子圖片檔案的簡單功能，我校要加強對相關(guān)人員的技術(shù)培養(yǎng)，定期學(xué)習(xí)，以便更好地使用系統(tǒng)，為我校學(xué)生及教職工服務(wù)。
四、結(jié)語
我們己經(jīng)步入了信息時代，隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，信息電子化、各類檔案的信息化管理己經(jīng)成為了大流。而作為信息存儲量巨大的各個高等院校，進行電子檔案的管理是很有必要的。現(xiàn)如今，電子圖片檔案管理系統(tǒng)己在各高校廣泛使用，然而，電子圖片檔案管理作為新興技術(shù)，必然是存在不足和缺陷的，要根據(jù)各個高校具有的實際情況進行分析管理，逐步的完善管理系統(tǒng)，加強硬件和軟件的同步修繕，以便更好地為廣大師生和社會服務(wù)。
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