事業單位檔案管理信息化建設研論文
【摘要】信息技術實現了事業單位數字化管理檔案，為事業單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業單位檔案管理形成新的環境，并面臨新的問題。事業單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化建設
引言
隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統檔案管理的弊端不斷顯現，信息技術為事業單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業單位檔案管理工作從紙質化向數字化轉變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發展，事業單位檔案管理也暴露出新的問題。
一、事業單位檔案管理信息化現狀分析
隨著計算機技術應用普及和信息技術發展，事業單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規范化、科學化方向發展奠定了技術基礎。但是，我國事業單位檔案管理工作仍存在許多問題。
（一）投入不足
檔案管理信息化建設是一個系統、長期的工程，檔案管理系統需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統的硬件和軟件設備，減少系統漏洞，保證檔案管理系統的安全性。但是許多事業單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統建設投入大量資金，導致系統軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統存在許多的威脅。
（二）人員問題
檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質檔案向電子檔案轉變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數事業單位的檔案管理人員多為自理老、傳統檔案管理經驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業單位檔案管理工作中得到發展。另外，信息化檔案管理系統需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。
（三）檔案信息化建設缺少針對性
檔案管理信息化建設是一項極具專業性的工作，它需要以事業單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統發揮作用。但是部分事業單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統的作用。
（四）檔案信息化管理工作漏洞多
由于檔案管理信息系統建設和維護過程中存在的問題，事業單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現差錯，導致檔案損壞，造成數據丟失。
二、加強事業單位檔案管理信息化建設的對策
（一）轉變思想觀念
事業單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統的地位和作用，重視系信息化系統建設與投入，引進現代化管理設備，完善信息系統軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發情況即使搶救檔案。建立全文數據庫和多媒體數據庫，有條件的事業單位還應建立規范化電子檔案接受系統，方便對各類型檔案進行數字化錄入和管理，也方便事業單位實現電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統的服務效率和質量。
（二）提高管理人員的專業素質
對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業素質對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質的，培養符合實際工作需求的人才。事業單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業能力考核，建立科學的績效考核制度，激發工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。
（三）加強檔案管理信息系統軟件開發
對于盲目套用檔案管理信息系統行為，需要開發完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發好適合本事業單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發展的檔案管理信息化總體規劃，結合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統能夠根據本單位檔案管理工作需求變化而調整。
（四）制定檔案信息化管理制度
檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據流程對檔案管理工作加以規范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業單位可要求各個部門根據工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統的針對性和實用性。科學有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。
三、結語
事業單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發信息技術在檔案管理工作中的作用。
【參考文獻】
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