淺談電算化環境下會計檔案的管理論文
摘要：近幾年來，隨著會計電算化事業的不斷發展，使得會計檔案的管理工作也發生了變化，手工會計所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。因此，必須加強會計電算化系統的檔案建設，提高會計檔案管理工作水平和財務管理工作效率，更好的服務于經濟建設。
關鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；措施
一、電算化會計檔案的概念及特點
1、電算化會計檔案的概念
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據、會計信息和計算機打印出來的書面形式的會計數據，具體包含記賬憑證、會計賬簿、會計報表以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔和其他會計資料。與傳統的手工記賬、登賬的紙質會計檔案相比較，電算化條件下的會計檔案管理必須要借助于計算機硬件和軟件系統才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會計檔案相對復雜，同時需要關注的問題也更具有靈活性。
2、電算化會計檔案管理的新特點
電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料，實行會計電算化以后，產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數據，相應電算化環境下的計算機系統軟件、財務軟件及其開發文檔等內容。但同時，傳統的紙質會計檔案還保留著。這兩種介質檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來難度。
管理工作依賴于計算機系統環境。電算化會計檔案的載體不是傳統的紙張而是磁性介質，因而具有體積小、質量輕等特點。但與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案管理工作依賴于計算機系統。傳統的會計檔案直觀性強，人們可以不借助任何技術手段而直接查看到會計信息，而電算化會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環境下才可重現。
電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數字化，大大提高了會計檔案的利用效率，便于會計檔案信息的資源共享。但電算化會計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。
電子檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子檔案上網，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。
二、會計電算化下檔案管理存在的問題
1、會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將？打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
2、會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件？升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定？，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家？檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3、會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4、缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
三、如何改善電算化下的會計檔案管理
1、完善硬件設施建設。
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實？際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2、完善電算化下會計檔案管理各項制度。
建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保？管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做？好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單 位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
3、提高會計部門人員素質，完善人員配置結構。
由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。
4、提高思想重視程度。
實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立�，F今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。
四、結束語
總之，會計檔案記錄和總結著企業所有的經濟業務，是企業發展歷程的重要資料。近年來，電算化會計檔案已經逐漸替代了傳統會計檔案，成為會計檔案管理工作的主流，因此，企業注重會計電算化條件下會計檔案的管理對企業的管理至關重要。隨著經濟的發展，企業會計電算化管理工作也應當與時俱進，以求形成合理的會計檔案管理制度，為企業經營奠定基礎。
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