電話禮儀基本要求

時間：2023-03-12 03:10:37 禮儀

電話禮儀基本要求

　　打電話是我們生活中最常見的一種聯系方式，但是在商務或者日常中我們該如何保持我們的風范和禮儀呢？下面為大家帶來電話禮儀基本要求，快來看看吧。

電話禮儀基本要求

　　電話禮儀基本要求1

　　在商務交往中，普普通通的接打電話，實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一個給人深刻印象的電話形象。

　　所謂電話形象，即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等的集合。

　　一、電話鈴響兩遍就接，不要拖時間。

　　拿起呼筒第一句話先說“您好”。

　　如果電話鈴響過四遍后，拿起聽筒應向對方說：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。

　　如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

　　二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。

　　通電話時要注意盡量使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等關于電話禮儀的基本知識關于電話禮儀的基本知識。

　　打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。

　　這樣說出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。

　　只要臉上帶著微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。

　　特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。

　　電話接通后，主動問好，并問明對方單位或姓名，得到肯定答復后報上自己的單位、姓名，不要讓接話人猜自己是誰，以使對方感到為難。

　　三、打電話時，應禮貌地詢問：“現在說話方便嗎”？要考慮對方的.時間。

　　一般往家中打電話，以晚餐以后或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以后為好，因為這些時間比較空閑，適宜談生意。

　　四、打電話、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手后住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。

　　五、對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。

　　六、要學會配合別人談話。

　　我們接電話時為了表示認真聽對方說話，應不斷地說：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。

　　要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。

　　七、掛電話前的禮貌也不應忽視。

　　掛電話前，向對方說聲：“請您多多指教”、“抱歉，在百忙中打擾您”等等，會給對方留下好印象。

　　八、辦公場合盡量不要打私人電話，若在辦公室里接到私人電話時，盡量縮短通話時間，以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。

　　電話禮儀基本要求2

　　接聽電話禮儀

　　1、聽到電話響后，最好是三聲之內接起，如果響聲超過6下，那首先要跟對方說聲對不起。

　　2、接聽電話時要面帶微笑，因為微笑是會傳遞的，雖然對方看不到，但是能從你的話語中感受出來。

　　3、接聽電話的時候要專心，不要同事干別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會讓對方感到你很不用心，從而也感到自己沒有被尊重。

　　4、接聽電話的時候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到臺面上，因為身姿不正確也會影響聲音的效果，同時也容易導致電話滑落，會讓對方覺得不舒服。

　　5、在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆，當對方需要你記什么或者讓你給上司傳話，都可以快速準確記錄下來，以免傳達有誤。如果事先沒有準備好紙和筆，而要求對方等待，這也是很不禮貌的行為。

　　撥打電話的禮儀

　　1、撥打電話的時候要選擇好時間段，如果不是十分重要的事情，請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話，同時也不要在節假日打電話給對方。

　　2、要把握好通話時間，一般來說通話時間不應超過3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。

　　3、如果對方并不知道你是誰的情況下，你應該要首先進行自我介紹，同時要多使用敬語。

　　手機使用注意事項

　　手機禮儀一：手機放哪兒有講究

　　前不久，某人和同事A一起去給客戶匯報產品方案，匯報的地點選在對方的會議室，當天參加會議的人很多，還有不少領導，會議室里非常擁擠。同事可能是覺得有些熱，就把外衣放在了一邊，沒想到這卻出了問題。正在我們匯報到一半兒的時候，突然手機響了，小欒意識到這是自己的手機。但屋里人太多，他的外衣卻放在門口，手機一直響個不停，中間也隔著好多人，小欒要過去拿的話大家都得起身才能讓他過去，會場秩序一時間搞的很亂，也讓對方的領導感到有些不滿，弄得我們都很尷尬。

　　作為職場人員，同事A顯然沒有考慮過公共場合手機應該放在哪里合適，很多人習慣于把手機隨意擺放，這在自己家里或者工位上沒有問題。但在公共場合手機的擺放是很有講究的，但很多人并沒有意識到。手機在不使用的時候，可以放在口袋里，也可以放在書包里，但要保證隨時可以拿出來，免得像同事A那樣。在與別人面對面時，最好不要把手機放在手里，也不要對著別人放置，這都會讓對方感覺不舒服。而對于職場人士來說，最好也不要把手機掛在脖子上，這會讓人覺得很不專業。

　　手機禮儀二：打電話前考慮對方

　　如今，手機作為溝通的重要工具，自然是聯系客戶的重要手段之一。但在給自己重要的客戶打手機前，首先應該想到他是否方便接聽你的電話，如果他正處在一個不方便和你說話的環境，那么你們的溝通效果肯定會大打折扣，因此“打電話前考慮對方”這是職場人員必須要學會的一課。最簡單的一點，就是在接通電話后，先問問對方是否方便講話，但僅有這是遠遠不夠的.。

　　一般會在平時主動了解客戶的作息時間，有些客戶會在固定時間召開會議，這個時間一般不要去打擾對方。而電話接通后，要仔細傾聽并判斷對方所處的環境，如果環境很嘈雜，可能說明他正在外面而不在辦公室，這個時候你要考慮對方是否能夠耐心聽你講話。而如果他小聲講話，則說明他可能正在會場里，你應該主動掛斷電話，擇機再打過去。

　　手機禮儀三：接聽勿擾他人

　　除了要注意手機擺放位置之外，職場新人也要懂得接聽手機的禮儀。手機最大的優勢就是隨時隨地可以通話，這在帶給大家便利的同時自然也會帶來一些負面效果。同事B剛剛來到公司不久，在辦公室里接聽手機的時候總是聲音很大，旁若無人。周圍的同事有的正在思考業務，有的正在和其他客戶通話聯系工作，他這樣大聲講話，影響了周圍人正常的工作，沒多長時間就招來了同事們的不滿。

　　對于職場新人，給他人的第一印象往往很大程度上決定了日后的發展，而同事B這種行為給周圍人留下的印象就是心中沒有他人，不考慮他人的感受。在公共場合接聽手機時一定要注意不要影響他人。有時辦公室因為人多，原本就很雜亂，如果再大聲接電話，往往就會讓環境變得很糟糕。作為職場新人，在沒有熟悉環境之前，可以先去辦公室外接電話，以免影響他人，特別是一些私人的通話更應注意。

　　手機如今已是再平常不過的事物，但在職場中，一部手機卻可以折射出你的職場能力。因此提醒您，職場人員一定要掌握手機禮儀，讓手機成為自己的職場幫手，而不是減分利器。

　　電話禮儀基本要求3

　　(一)打電話確定合適的時間

　　當需要打電話時，首先應確定此刻打電話給對方是否合適，也就是說，要考慮此刻對方是否方便聽電話。應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。一般說來，有幾點應該注意：

　　避開對方的吃飯和休息時間。總的來說，早晨8點以前，晚上10點以后，給對方家里打電話是不合適的。除非有緊急的事。當然，當對方有可能非常忙碌的時候打電話去，也是不合適的。比如，在對方準備出門上班前幾分鐘打電話，可能會使對方遲到。而且工作上的事情，也盡量不要打電話到別人的家里。

　　如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過去，因為，經過一個周末，對方要處理的公務也許會很多。當然，在對方快要下班的前幾分鐘打電話，也是不太適合的，因為快要下班了，大家也許有些事情要處理，處理完后直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對方的單位，除非對方不介意。如果因為私人的事情打電話到對方的單位，最好問一聲：“你現在方便聽電話嗎?”而且，即使得到對方的肯定回答，也盡量要簡短，因為占用對方的工作時間，可能會影響對方工作單位的正常的業務往來。

　　(二)打電話開頭很重要

　　無論是正式的電話業務，還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門都是必需的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報家門還包含著另外一層禮儀內涵，那就是，直接將你的身份告訴對方，那么，對方就有是否與你通話的選擇權，或者說，有拒絕受話的自由。

　　(三)打電話通話盡量簡單扼要

　　在做完自我介紹以后，應該簡明扼要說明通話的目的，盡快結束交談。因為，隨意占用對方的電話線路和工作時間是不為對方考慮的失禮行為。在業務通話中，“一個電話最長三分鐘”是通行的原則，超過三分鐘應改換其他的交流方式。

　　如果估計這次談話要涉及的問題較多，時間較長，那么，應在通話前詢問對方此時是否方便長談。如果對方不方便長談，就應該有禮貌的請對方約定下次的通話時間。

　　明明需要占用一刻鐘的時間，卻偏偏說：“可以占用你幾分鐘時間嗎?”這就很不合適了，應該說：“王先生，此次我想和您談談分配方案的事宜，時間大約需要一刻鐘，您現在方便嗎?”

　　(四)打電話你要找的人不在時的處理

　　如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應對方式：

　　1.直接結束通話

　　在事情不是很緊急的情況，而且自己還有其他的.聯系方式的情況下，可以直接用“對不起，打擾了，再見”的話結束通話。

　　2.請教對方聯系的時間或其他可能聯系的方式

　　通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是：“請問我什么時候再打來比較合適?”或“我有緊急的事情，要找王經理，不知道有沒有其他的聯系方式?”不管對方是否為你提供了其他的聯系方式，都應該禮貌地說：“再見”。

　　3.請求留言

　　若要找的人不在，或恰巧不能聽電話，最好是用禮貌的方式請求對方轉告。留言時，要說清楚自己的姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容后，千萬不要忘記問：“對不起，請問您怎么稱呼?”對方告知后要用筆記錄下來，以備查找。

　　(五)適時結束通話

　　當通話結束后，雙方應互相說聲“再見”，并且打電話的一方要等待接聽一方先掛斷，以示尊重

　　電話禮儀基本要求4

　　1、在電話鈴響三聲前拿起話筒，遲則為不禮貌。

　　2、通話后，第一句話用說：“你好！XXX餅店。”然后與對方用對方習慣的語言交談。

　　3、對方如需找人，則說：“您稍等，我馬上去叫！”如果所要找的.人不在，則說：“很抱歉，他不在。您xx時間再打過來好嗎？”如果有需要，可再說：“我叫Xxx，您有什么事情告訴我，我可以替您轉告嗎？”

　　4、如是訂貨電話，則應詢問所需產品的名稱、規格、數量、有無特殊要求，然后在訂貨單上寫明上述內容。其次，還要禮貌詢問客戶的姓名、地址、聯系電話、需貨時間、是否需要送貨上門，并一一記錄清楚。

　　5、訂貨電話記錄后，掛電話前，再一次將自己所記電話記錄與對方復述一次，對方確認后，再掛上電話。

　　6、掛電話前，應禮貌地與對方道一聲“再見！”

　　7、聽電話時，要面帶微笑，語音應清晰，語言要簡煉、準確，不含糊其詞，不拖泥帶水。

　　8、重要電話、上級和公司高層的電話、答應轉告的電話，都應在第一時間里向相關人員匯報或告訴，否則，會造成一些不必要的損失或誤會。

　　9、訂貨電話、會議電話，接聽完電話后，應按照電話里接聽到的內容，迅速準確地轉給相關負責人，以免引起失誤。

　　電話禮儀基本要求5

　　商務電話禮儀的禁忌

　　在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什么事兒呀?”

　　萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度。切勿發脾氣“耍態度”。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關系”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。

　　如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。

　　在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時與其他人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。

　　結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。

　　在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。

　　極其個別的.人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使是接電話地，也極為庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不總是永遠這般“陰沉”，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴云散盡”，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。

　　在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態度，容易為自己贏得朋友。

　　在通話時，接電話在的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話掛出來，需要中止通話時，應說明原因，并告之對方：“一有空閑，我馬上掛電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。

　　遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”不可的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有?我還有別的事情呢，”而應當講：“好吧，我不再占用您的寶貴時間了”，“真不希望就此道別，不過以后真的希望再有機會與您聯絡”。

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　　一、電話溝通基本禮儀

　　鈴響2次，迅速接聽，先要問好，再報名稱。

　　姿態正確，微笑說話，語調稍高，吐字清楚。

　　聽話認真，禮貌應答，通話簡練，等候要短。

　　禮告結束，后掛輕放。

　　二、電話溝通要點解析

　　1、電話鈴第二下時接聽

　　2、左手持聽筒，右手準備好記事本

　　3、注意身體姿勢以保證聲音清晰

　　4、接電話時的第一句話：“您好，這里是XXX，我是XXX。”!

　　5、轉接時，注意表述：“請稍等，我幫您轉接”!

　　6、不在對方可聽見的.情況下喊人或問話對方來電需要查找資料時，最好先明確對方先結束通話后，稍后再回復。避免對方在電話中等待太久。

　　7、如果碰到對方撥錯號碼時，避免斥責，應禮貌告知對方撥錯電話，并結束通話。

　　8、盡可能避免厭煩神情及語調。

　　9、正在通話時，如遇客人來訪，原則上應先招待等候的客人，如果電話內容很重要，不能馬上掛斷，應捂住話筒輕聲告知客人稍等，并盡快結束當前通話(具體視情況而定，先重后次原則處理)。

　　10、接聽電話時，與話筒保持適當距離，說話聲大小適度。嘴里不含東西。因為有急事或在接另一個電話而耽擱時，應表示歉意。

　　11、聽不清對方說話的內容時，不要猶豫，應立即將情況告訴對方。

　　12、聽對方講話時不能沉默，否則對方會以為您不在聽或沒有興趣。對方闡述時應以：“恩”回應以示在專注當前話題。

　　13、結束溝通時，應說聲“再見”，待對方掛線后再掛電話。

　　14、上班時在電話里不談及私事，不閑聊。

　　15、在對方留言或需傳達信息時，對于姓名，數字，日期，時間，地點等需要重復確認，以避免不必要的信息錯誤

　　三、電話溝通常用語

　　1.您好!請問您找哪位?

　　2.請問您有什么事?有什么能幫到您嗎?

　　3.請問您貴姓?

　　4.抱歉，這事我不太了解

　　5.我再幫您看一下，抱歉，他還沒回來，您方便留言嗎?

　　6.抱歉，請稍等

　　7.謝謝，再見。

　　電話禮儀基本要求7

　　(一)重要的第一聲

　　當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心里一定很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說："你好，這里是XX公司"，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。

　　因此要記住，接電話時，應有"我代表單位形象"的意識。

　　(二)要有喜悅的心情

　　打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的'變化，所以即使在電話中，也要抱著"對方看著我"的心態去應對。

　　(三)清晰明朗的聲音

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　(四)迅速準確的接聽

　　現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約 3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是"喂"了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

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