大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及策略論文
摘要：在大數(shù)據(jù)的背景下，面對海量的信息數(shù)據(jù)，不僅要做好收集和處理工作，還要進行全面分析，即使是比較復(fù)雜的管理組織行為，也能夠有規(guī)律可循。本文對大數(shù)據(jù)時代進行了概述，分析了高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，提出了具體的應(yīng)對策略。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校 人事檔案 管理 挑戰(zhàn)
中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A
由于大數(shù)據(jù)時代的到來，高校發(fā)展既面臨著巨大挑戰(zhàn)，也遇到的新的發(fā)展機遇，具有雙重性。在高校的人事檔案管理中，大數(shù)據(jù)為管理人員提供了全新的管理思路。高校應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)，根據(jù)人事檔案的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，積極展開收集與分析工作，不斷提高人事檔案的工作效率，提高人事檔案的管理質(zhì)量，進而滿足高校發(fā)展的需求。
1 大數(shù)據(jù)時代的概述
在當(dāng)今社會中，學(xué)術(shù)界還未能對大數(shù)據(jù)形成一個固定的定義，不過，相關(guān)的定義存在很多的共同特性，比如：數(shù)據(jù)量十分龐大。在數(shù)據(jù)的種類方面，不僅多，還很繁雜，由于互聯(lián)網(wǎng)+的不斷發(fā)展，會不斷產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，在信息的傳遞方面，顯得尤為關(guān)鍵。當(dāng)然，對于大數(shù)據(jù)而言，也并不完全像大家想象的那樣，僅僅是超大容量，這樣的觀點是錯誤的理解。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息量十分巨大，信息種類也較多，涉及到了各行各業(yè)，在諸多的數(shù)據(jù)之間，內(nèi)在的聯(lián)系也是千絲萬縷的，沒有明確的界限，一些數(shù)據(jù)是毫無聯(lián)系的，一些數(shù)據(jù)又是密切聯(lián)系的，由于這些數(shù)據(jù)的存在，進而產(chǎn)生了大數(shù)據(jù)，隨著數(shù)據(jù)量不斷增加，需要有效處理這些數(shù)據(jù)，為人們的生活以及社會生產(chǎn)帶來諸多便利。在大數(shù)據(jù)時代中，是繼物聯(lián)網(wǎng)以及云計算之后的又一次信息技術(shù)行業(yè)的飛躍。因此，進一步提升數(shù)據(jù)處理速度是必然要求，這就需要對數(shù)據(jù)處理技術(shù)進行創(chuàng)新。值得注意的是：大數(shù)據(jù)的本質(zhì)是創(chuàng)造“大價值”，而不是創(chuàng)造“大容量”。
對于大數(shù)據(jù)來說，主要的特點為以下幾方面：
一是龐大的數(shù)據(jù)量。由于互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，當(dāng)人們在操作的過程中，會產(chǎn)生諸多數(shù)據(jù)，在獲取信息時，也會造成很多的數(shù)據(jù)信息。二是數(shù)據(jù)種類多樣化。在大數(shù)據(jù)中，數(shù)據(jù)的類別很多，比如：文本、微博，還有以視頻、二維碼等形式存在的數(shù)據(jù)。三是價值密度較低。以某個角度來說，在數(shù)據(jù)量以及數(shù)據(jù)價值之間，保持著反比例的關(guān)系。隨著信息數(shù)據(jù)的逐漸增值，在信息數(shù)據(jù)方面，其價值密度會越來越小。四是處理效率較快。隨著數(shù)據(jù)量的不斷產(chǎn)生，在數(shù)據(jù)傳播速度方面，也得到了明顯加快。所以，為了有效提升數(shù)據(jù)處理速度，應(yīng)該積極優(yōu)化數(shù)據(jù)處理技術(shù)。
2 高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
2.1高校人事檔案信息資料收集面臨挑戰(zhàn)
在我國的高校中，人事檔案管理涉及的內(nèi)容較多，主要包括三方面內(nèi)容，一是在編教職員工的檔案，這些人員的檔案是高校重點管理的內(nèi)容；二是退休人員的檔案；三是離職人員的檔案資料。作為高校教師，往往擁有較高的學(xué)歷，市場需求很大，流動性較大，由于各種因素的影響，很多離職人員的檔案資料未能及時轉(zhuǎn)走，這是普遍存在的現(xiàn)象。如果按照學(xué)科門類來管理人事檔案，面對龐大的信息數(shù)據(jù)，管理人員會十分吃力。雖然，在各個高校中，針對檔案管理工作均開展了信息化建設(shè)，不過，在人事檔案方面，其信息化水平仍然相對較低，依然采用的是紙質(zhì)形式進行歸檔。可見，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中，人事檔案的信息化需要進一步建設(shè)，為了有效處理紙質(zhì)檔案，高校人事檔案部門還需要付出更多的努力。
2.2高校人事檔案管理業(yè)務(wù)面臨挑戰(zhàn)
現(xiàn)階段看來，在許多高校中，人事檔案管理還使用著傳統(tǒng)的管理模式，教職工的檔案資料主要依靠手動查詢，管理效率與管理質(zhì)量都很低。對于高校的人事檔案，在管理的過程之中，開放性不足，服務(wù)意識較弱。通過一個人的檔案，可以得知一個人的過往，在有需求的時候，可以查詢，糾正錯誤。不過，對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，查看檔案時，手續(xù)過于繁瑣，更改也十分困難。在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)該積極利用大數(shù)據(jù)，對人事檔案的紙質(zhì)檔案及時歸檔，利用信息技術(shù)，取消手動操作模式，在云平臺中，對人事檔案的相關(guān)資料進行儲存、準(zhǔn)確計算有關(guān)數(shù)據(jù)，做好分析，簡化人事檔案的管理流程，使這項工作朝著規(guī)律化、程序化的方向發(fā)展。
2.3高校人事檔案在服務(wù)人事管理方面面臨挑戰(zhàn)
對于傳統(tǒng)的人事檔案管理，在服務(wù)理念方面是缺失的，在管理權(quán)限方面也未能統(tǒng)一，沒有明確的歸屬機構(gòu)，對人事管理進行服務(wù)時，幾乎都處于被動狀態(tài)，人事檔案不能得到高效利用率。在大數(shù)據(jù)的背景中，在云數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)該針對不同的檔案實施分類，并且，做好相關(guān)性的分析，在不同的信息數(shù)據(jù)間，分析他們之間的關(guān)系，而傳統(tǒng)的管理模式則無法滿足數(shù)據(jù)信息多樣化的要求。
3 應(yīng)對策略和建議
3.1樹立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念
在大數(shù)據(jù)的背景下，針對人事檔案的管理現(xiàn)狀，高校應(yīng)該做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)層以及相關(guān)管理人員，都應(yīng)該重視檔案管理工作。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層以及相關(guān)管理人員，必須全面認(rèn)識人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性，意識到這項工作所帶來的積極作用，在高校的現(xiàn)代化建設(shè)中，將人事檔案管理作為一項重要的內(nèi)容，不斷加快人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平，進而實現(xiàn)共同發(fā)展。不僅如此，由于大數(shù)據(jù)理念的不斷深入，在高校的內(nèi)部，樹立大數(shù)據(jù)理念十分關(guān)鍵，只有這樣，才能有效建設(shè)大數(shù)據(jù)。不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層人員，都應(yīng)該大力宣傳大數(shù)據(jù)的管理理念，在校園內(nèi)部建設(shè)大數(shù)據(jù)環(huán)境，讓每個工作人員均能夠具備大數(shù)據(jù)管理理念，進而推動高校的發(fā)展。
3.2加大人事檔案管理資源配置與建設(shè)力度
要想進一步加大高校人事檔案管理資源的配置與建設(shè)力度，首先就必須針對人事檔案管理隊伍進行合理地配置。對高校人事檔案管理隊伍來說，不僅要具備堅定的政治立場，還必須要熟練掌握人事檔案管理專業(yè)知識，同時還必須要具有良好的信息素養(yǎng)。這就需要高校高度重視人事檔案管理隊伍的建設(shè)力度，通過各種培訓(xùn)方案來提升人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。一般來說，高校應(yīng)該積極展開培訓(xùn)教育活動，組織不同門類、不同層面的知識體系，對照人事檔案管理機構(gòu)的實際要求，以及檔案管理人員的實際能力，滿足大數(shù)據(jù)的需求，進而實施多形式以及多渠道的培訓(xùn)教育活動，對管理人員的知識體系進行完善。另外，在高校中，應(yīng)該積極組織一些專題學(xué)術(shù)會議，提高相應(yīng)的業(yè)務(wù)交流機會，舉辦不同形式的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，可以邀請一些專家參加開展講座，讓領(lǐng)導(dǎo)層以及基層人員能夠及時了解先進的管理方法，明確檔案管理的發(fā)展趨勢，進而順應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展，高效地管理人事檔案。在此基礎(chǔ)上，在高校中針對人事檔案，要對基礎(chǔ)設(shè)施進行優(yōu)化，對原有計算機設(shè)備進行更新，并且，與社會的一些企業(yè)建立合作關(guān)系，根據(jù)人事檔案的實際需求，設(shè)計相應(yīng)的軟件，在硬件層面、軟件層面進行完善，進而改善人事檔案管理質(zhì)量。
3.3建立人事檔案大數(shù)據(jù)管理平臺
對于每個人而言，人事檔案具有重要的意義，記錄著個人信息，只有足夠透明，才可以有效地監(jiān)督，自己也能隨時了解自身的檔案，避免存在錯誤現(xiàn)象。但是，由于個人檔案牽涉?zhèn)�人隱私，需要有一定的隱私性，所以，人事檔案的公開范圍應(yīng)該合理控制，作為知情人，要具有一定的資格，否則，不可以查看。對于透明化而言，并不是完全公開，指的是在特定的人群之內(nèi)，只有指定的人物才可以公開，保證人事檔案的信息安全。對于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和開放，有助于信息數(shù)據(jù)資源的有效整合。在高校中，就人事檔案管理工作而言，應(yīng)該對不同的院系、機構(gòu)中的教師個人信息進行統(tǒng)一歸納，構(gòu)建不同層次大數(shù)據(jù)管理平臺，利用這個平臺，可以統(tǒng)一整理高校內(nèi)部的人事檔案信息，實現(xiàn)資料的共享。不僅如此，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對教職工的資料進行有效整合，針對各個院系的具體情況，開展不同層次的對比，加快實現(xiàn)高校的可視化目標(biāo)，促進高校的戰(zhàn)略發(fā)展。
3.4加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)
為了實現(xiàn)高校人事檔案大數(shù)據(jù)，科學(xué)可靠的原始信息是基礎(chǔ)，在確保原始信息數(shù)據(jù)完整的基礎(chǔ)上，還要建設(shè)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫。對人事檔案的數(shù)據(jù)庫進行實際建設(shè)時，應(yīng)該符合國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，投入充足的人力、物力等，建設(shè)不同層級的數(shù)據(jù)庫，并且，要具有良好的通用性，在數(shù)據(jù)資源方面，要儲備豐富，為高校人事檔案的高效管理打下基礎(chǔ)，使其具有良好的后臺數(shù)據(jù)庫。對于人事檔案數(shù)據(jù)庫，主要隨著信息的增加而不斷建立，在大數(shù)據(jù)的條件下，信息管理部門十分關(guān)鍵，要保證數(shù)據(jù)庫的信息能夠滿足用戶的需求，保證其他人事檔案的安全性。由于人事檔案數(shù)量不斷增多，要確保錄入的信息正確，不同的人事檔案要科學(xué)歸檔，對人事檔案的數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化。在現(xiàn)階段看來，大多數(shù)高校的人事檔案機構(gòu)幾乎都應(yīng)用了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，通過FoxPro、DBase以及FoxBASE等進行編寫。在某種層面上來說，這幾個系統(tǒng)都是根據(jù)一般操作系統(tǒng)延伸的，只能應(yīng)用在高校內(nèi)部，不能滿足大數(shù)據(jù)要求，在數(shù)據(jù)的完整性以及功能性等方面，還需要進一步完善。在各個高校之間，可以共同開發(fā)，相互合作，創(chuàng)建相應(yīng)的操作系統(tǒng)，搭建硬件平臺，進而構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的云數(shù)據(jù)庫，能夠及時更新數(shù)據(jù)庫，共享人事檔案信息。
4 結(jié)束語
綜上所述，在當(dāng)今社會下，我們迎來了大數(shù)據(jù)時代，在這樣的背景下，我國的經(jīng)濟得到了迅猛發(fā)展。自從改革開放以來，在教育方面，我國投入了大量的人力和物力，使教育事業(yè)得到了較快發(fā)展。對高校的人事檔案管理工作提出了新的要求，所以，需要建設(shè)一套科學(xué)的、完整的管理體系，只有充分應(yīng)用人事檔案資源，才能夠不斷強化辦學(xué)能力，為社會發(fā)展輸送更多的優(yōu)秀人才，實現(xiàn)穩(wěn)健運營。只有這樣，在大數(shù)據(jù)背景下，高校才能適應(yīng)社會發(fā)展，運用先進的管理理念。對于人事檔案管理來說，在向大數(shù)據(jù)發(fā)展的過程中，需要的系統(tǒng)性建設(shè)，消耗時間較長。所以在高校中，作為人事檔案管理機構(gòu)，需要充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)帶來的機遇，樹立大數(shù)據(jù)理念，加快創(chuàng)新人事檔案管理進程，實現(xiàn)人事檔案的價值，進而“讓數(shù)據(jù)發(fā)聲”。
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