建設(shè)工程檔案的管理及歸檔研究論文
一、建設(shè)工程檔案管理及歸檔的特征
（一）分散性與復(fù)雜性
建設(shè)工程和其他工程有很多區(qū)別，工程周期相對(duì)比較長(zhǎng)，整個(gè)建設(shè)工程比較復(fù)雜，不管是建設(shè)用到的復(fù)雜材料還是建設(shè)工程技術(shù)更新?lián)Q代的速度，以及建設(shè)工程結(jié)構(gòu)的高復(fù)雜性。整個(gè)工程中不同的分支之間會(huì)產(chǎn)生相互交叉的情況，這就直接導(dǎo)致了工程檔案管理的分散性。
�。ǘ├^承性與時(shí)效性
隨著我國(guó)建筑業(yè)施工技術(shù)不斷提高，新材料的使用和管理水平的不斷提升，在這整個(gè)過程中工程檔案管理有很強(qiáng)的時(shí)效性與繼承性。時(shí)效性表現(xiàn)在工程檔案隨著時(shí)間的延長(zhǎng)使用價(jià)值越來越低。繼承性表現(xiàn)在工程能夠通過之前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對(duì)后面的施工提出寶貴意見。
�。ㄈ┤嫘耘c真實(shí)性
建設(shè)工程中的檔案管理有自身的真實(shí)性和全面性。真實(shí)性表現(xiàn)在資料填寫的真實(shí)性，工程建設(shè)中的具體情況需要通過真實(shí)地填寫資料來進(jìn)行記錄，包括工程中發(fā)生的各種隱患或者事故等。全面性表現(xiàn)在檔案信息的完整和全面。
�。ㄋ模╇S機(jī)性
建設(shè)工程檔案包含了整個(gè)工程項(xiàng)目的所有資料，它對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行了詳細(xì)記錄，很多資料都是在現(xiàn)實(shí)中的工程事項(xiàng)中產(chǎn)生的。因此，建設(shè)工程檔案在一定程度上有較大的隨機(jī)性。
二、建設(shè)工程檔案管理要點(diǎn)
建設(shè)工程檔案管理的整個(gè)過程大致分為：管理文件收發(fā)文和登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗(yàn)收與移交等。下面重點(diǎn)對(duì)檔案在管理中的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)說明。
（一）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放：建設(shè)工程檔案的管理工作首先需要管理文件經(jīng)收發(fā)文，然后登記與傳閱，之后必須要采用嚴(yán)格的分類方法對(duì)其進(jìn)行存放。這樣能夠在很大程度上滿足工程在建設(shè)中對(duì)資料方便查閱和審核，有利于工程完工后檔案的歸檔工作與移交工作。
�。ǘ┙ㄔO(shè)工程檔案的管理需要根據(jù)分類原則進(jìn)行分類，在分類中需要根據(jù)工程不同的特點(diǎn)和監(jiān)護(hù)管理中的相關(guān)內(nèi)容來進(jìn)行確定。檔案資料管理的原則應(yīng)當(dāng)由工程監(jiān)理單位技術(shù)管理部門進(jìn)行，做到檔案的一致管理特色。建設(shè)工程檔案資料在管理的過程中應(yīng)當(dāng)保證內(nèi)容的清晰，方便查閱，不能對(duì)資料進(jìn)行隨意更改。在管理過程中應(yīng)當(dāng)保持資料的清潔與破損。
�。ㄈ┙ㄔO(shè)工程檔案管理中的分類需要根據(jù)工程施工的體系、施工順序和工程劃分等因素來進(jìn)行實(shí)施，并做到分類有一個(gè)非常情緒的條理，應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作相互結(jié)合根據(jù)工程開展情況進(jìn)行管理，能夠大大提高建設(shè)工程檔案資料的查閱和歸檔流程的順利進(jìn)行。
（四）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要用到存放檔案的專用柜與資料分類存放的專用夾，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)選擇一個(gè)合理的檔案存放位置，盡量避免檔案資料由于空氣濕度和昆蟲造成的長(zhǎng)期受潮或者侵蝕輕的發(fā)生。某部分或者某項(xiàng)工程結(jié)束之后文件需要轉(zhuǎn)放到檔案袋；資料夾裝滿的一些相應(yīng)文件資料也需要轉(zhuǎn)移到檔案袋中，檔案袋要標(biāo)注好編號(hào)，方便查找。
三、建設(shè)工程檔案歸檔范圍及要求
�。ㄒ唬┙ㄔO(shè)檔案的歸檔層次
首先，向單位檔案管理部門移交形成的文件，一般包括勘察、設(shè)計(jì)和施工等工程。然后，需要向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的文件，主要包括設(shè)計(jì)、監(jiān)督管理、施工等工程建設(shè)。最后，需要向地方城建檔案管理部門移交的文件，建設(shè)工程單位根據(jù)歸檔要求進(jìn)行的檔案文件。
（二）建設(shè)工程文件歸檔范圍
我國(guó)對(duì)建設(shè)工程檔案歸檔有明確的規(guī)定，規(guī)定中指出，需要?dú)w檔的資料指的是在整個(gè)工程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)行保存的文件，時(shí)間范圍是工程項(xiàng)目的提出到工程完工投產(chǎn)使用的過程，在這個(gè)過程中主要形成了以文字、圖紙和錄像等資料。這些資料是工程從建設(shè)到交付使用的依據(jù)與憑證。具體歸檔范圍主要有以下兩個(gè)方面：第一，與該建設(shè)工程有關(guān)的建設(shè)活動(dòng)、記錄了建設(shè)過程的材料，有很大保存價(jià)值的各種形式的文件；第二，按照國(guó)家規(guī)范的檔案歸檔具體管理措施。
�。ㄈ┙ㄔO(shè)工程文件歸檔的要求
建設(shè)工程文件歸檔的具體要求主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)單位中的工程文件的形成進(jìn)行管理和監(jiān)督，對(duì)文件的積累和立卷進(jìn)行責(zé)任管理；在進(jìn)行建設(shè)工程檔案移交時(shí)，雙方交接單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范的交接手續(xù)進(jìn)行，需要編制移交清單，雙方必須要在交接清單上簽字并且蓋章；有關(guān)人員在拿到工程檔案文件以后，必須要由檔案管理機(jī)構(gòu)出具的工程檔案認(rèn)可文件，才能夠進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高溫和耐腐蝕材料，雙方的工程文化檔案一定要為原件；工程文件紙張的使用必須要統(tǒng)一使用A4紙進(jìn)行資料的記錄，不能使用其他規(guī)格的紙張，工程竣工之后竣工圖必須要加蓋圖章；不同工程文件的保存期限有很大差異，一般情況下分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存三種形式，根據(jù)不同工程來選擇不同的檔案保存形式；在建設(shè)工程過程中，如果出現(xiàn)意外導(dǎo)致工程建設(shè)日期推遲或者停建的，工程檔案需要由建設(shè)單位進(jìn)行保存。
四、結(jié)束語(yǔ)
檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是社會(huì)發(fā)展的唯一趨勢(shì)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，對(duì)信息化檔案管理工作提出更高要求的同時(shí)也面臨著更大的挑戰(zhàn)。在21世紀(jì)，要有突破舊觀念的決心，以人為本不斷刷新成績(jī)，使建設(shè)工程檔案管理及歸檔工作能夠更好地發(fā)展和運(yùn)行，為了中國(guó)能夠繁榮富強(qiáng)，而更好地努力。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中要把握好經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，更新傳統(tǒng)觀念，做到利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)保存，積極地對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行必要的變革，讓建設(shè)工程檔案管理更加高效和安全，這也是國(guó)內(nèi)高效發(fā)展所面臨的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。檔案資料對(duì)工程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了真實(shí)、全面的記錄，保障了建設(shè)工程檔案的完整性和真實(shí)性。
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