工程設計檔案管理研究論文
摘要：建筑工程設計檔案作為工程項目設計的重要參考依據，必須保障工程設計檔案管理的規范性。我國工程設計檔案管理工作不斷發展、完善，但其中依然存在一些有待完善之處，如何進一步做好工程設計檔案管理工作已然成為有關部門重點關注的問題。
關鍵詞：工程設計；檔案管理；規范性；問題
工程在建設過程中會產生多種文檔資料，而工程設計作為一種技術性的創造活動，設計師通過工程的設計思想與技術要求，將一些基礎資料和基本依據作為基礎，進而設計出圖紙等，為工程建設提供有力依據與施工方向。工程設計檔案就是由設計師所設計出的技術圖紙與技術資料組成，即工程設計師的勞動成果。所以必須要做好工程設計檔案管理工作，充分利用工程設計檔案中的設計資源，發揮工程設計檔案資源的實用性，實現我國工程建筑的可持續發展。
一、工程設計檔案管理工作中存在的主要問題
（一）工程設計檔案管理空間問題
在工程設計檔案管理中，即使實現了現代化管理方式，也依然存在工程設計檔案管理空間問題。由于目前檔案管理是由紙質檔案與電子檔案共同組成的，隨著有關部門的工程設計檔案不斷累積以及工程設計項目不斷展開，導致紙質檔案管理空間問題日益凸顯，從而阻礙了檔案管理工作的持續發展。
（二）工程設計檔案管理成本問題
隨著我國工程建筑行業不斷發展，工程設計檔案急劇增加。特別是在紙質檔案管理中，在歸檔的過程中需要大量的封裝工具進行歸檔、存檔，對人力的需求量非常大，甚至在歸檔“高峰期”會出現檔案裝具不足的現象。很多檔案管理部門針對此類情況引入檔案密集裝架設備，能夠有效地將不同類型的設計檔案進行整合、劃分，這樣不僅可以更加規范地儲存檔案，同時也減少了人力的投入。但引入新的裝架設備無疑會提高檔案管理成本，并且無法從根本上解決工程設計檔案激增的問題。
（三）紙質工程設計檔案修復困難
工程建筑行業是我國最為傳統的行業之一，在市場環境下發展了幾十年。這一因素造成了一些紙質檔案主體的磨損、脫墨、老化，特別是一些傳統的調曬底圖，由于長時間的調曬，導致設計檔案內容丟失現象尤為嚴重[1]。紙質設計檔案修復工作極為困難、成本相對較高，并且修復效果也無法保障，這給工程設計檔案管理工作提出了嚴峻的考驗。
（四）人為因素
部分設計人員沒有形成良好的設計檔案管理意識，沒有實現甲方資料收集、管理與工程設計進度同步進行。甚至有些設計人員將校審意見作為檔案內容來應付交檔，使得這些工程設計檔案出現漏洞或失真。也有一些工程設計師在結束設計工作之后，沒有及時進行交檔工作，從而造成工程設計檔案管理的滯后性。再者，很多檔案管理人員習慣了傳統檔案管理模式，在信息化檔案管理模式中，過于依賴紙質檔案管理工作，而忽略了電子檔案管理工作。如果檔案需要調出，會嚴重影響工程設計檔案的調出效率，使得工程設計檔案管理質量止步不前。
二、加強工程設計檔案管理工作的有效措施
（一）建立健全工程設計檔案管理制度
在進行工程設計檔案管理過程中，建立健全工程設計檔案的整編、收集制度，切實提高對工程設計檔案管理的監管力度，提高工程設計檔案有效資源的利用率。必須要保障新制度的有效落實，充分發揮新管理制度的有效性與穩定性，進而提高工程設計檔案管理的質量與效率[2]。工程設計檔案有別于其它種類檔案，需要檔案管理人員與相關設計人員共同進行歸檔。所以，有關部門要加強對工程設計相關法律法規、設計標準的宣傳工作，從而提高設計人員的交檔意識，加強設計人員對設計檔案的認識，從而提高設計人員的責任感與使命感。進而加強設計檔案的收集、管理工作，保障工程設計檔案管理工作能夠順利實施。
（二）加強管理人員的培訓工作
現代化檔案管理已經成為檔案管理的一大趨勢，同時也給檔案管理工作人員提出了新的要求與挑戰，例如工作環境、工作模式、管理任務等環節都發生了巨大變化。這就要求有關管理人員能夠進一步研究新管理模式中的特點及有關規律，從而提高檔案管理效率與質量。有關部門必須要做好檔案管理人員的培訓工作，培訓內容不僅要包括基礎（傳統）的檔案管理知識，同時也要加強程序化檔案管理工作，即現代化檔案管理模式有關知識、技能[3]。由于信息化檔案管理工作需要進行一系列的軟件操作，要求管理人員能夠熟練掌握計算機技術與相關軟件技術，實現工程設計檔案的系統化管理，讓工程設計檔案管理更加智能、有效，即收集→整理→保管→利用→開發系統化流程。從而保障工程設計檔案管理工作能夠適應現代化需求，推動設計檔案管理工作能夠可持續發展，從而更好地為工程建筑行業提供有效服務。
（三）開發符合工程設計檔案管理的系統軟件
想要提高工程設計檔案管理質量，必須要以專業的系統軟件支持，根據設計檔案管理實際情況，構建一個全面化、系統化的信息管理平臺，并保障其功能全面性，即收集→歸檔→管理→發布→共享→統計→查詢等功能[4]，并且為了提高管理工作效率，必須要保障該系統軟件的可操作性。信息化工程設計檔案管理作為未來的發展趨勢，必須要保障開發管理軟件的拓展性功能，從而適應遠程技術、圖文一體技術的發展趨勢，給遠程控制管理、檔案信息遷移、一體化管理等功能提供預留空間，保障設計管理系統軟件的可持續發展。
（四）整合、分類工程設計檔案管理內容
現代化工程設計管理模式為傳統紙質檔案與電子檔案共同組成，必須做好工程設計檔案的整合、分類工作。對于傳統的紙質檔案，由于檔案量過多，為了不影響設計檔案管理正常工作，必須要派專門人員進行電子化檔案轉化工作，對已經錄入的檔案內容進行編號、對檔案名稱進行整編，將同類型的工程設計檔案進行整合；對不同類別的工程設計檔案進而分類，實現“一圖一檔”工程設計檔案管理形式，將這些檔案根據編號、種類納入到檔案信息庫中，進而實現統一的電子化檔案管理模式，從而降低工程設計管理部門的工作壓力，讓紙質檔案與電子化檔案的管理模式更加合理，從而加強工程設計檔案管理工作的質量與效率。
綜上所述，由于工程設計檔案工作與其它領域檔案存在一定差異，例如專業性、開發性、周期性、成套性等特點。所以，針對工程設計檔案管理，必須要采取一定的措施來提高檔案管理效率與質量，保障工程設計檔案管理的有效性，充分發揮檔案信息的積極作用，保障工程設計檔案能夠更好地服務于我國工程建筑行業，推動我國市場經濟的發展。
參考文獻：
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[4]龔海廷，陳鳳利.淺談工程設計檔案規范管理[J].黑龍江史志，2014（3）：34.
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