疾控中心檔案的規(guī)范化管理論文
【摘要】疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)疾控中心）的重要基礎(chǔ)工作即檔案管理工作，其規(guī)范化直接影響著疾控中心的工作效率及工作質(zhì)量，其科學(xué)化程度是衡量疾控中心工作業(yè)績(jī)的重要標(biāo)準(zhǔn)。本文筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，從疾控中心檔案管理的重要性出發(fā)，提出了加強(qiáng)規(guī)范檔案管理的具體措施，以此促進(jìn)疾控事業(yè)穩(wěn)定、有序發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】疾控中心；檔案管理；措施
疾控中心檔案一方面記載了疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)歷史發(fā)展的過(guò)程與現(xiàn)狀，為研究疾病預(yù)防控制發(fā)展提供重要參考資料，具有很高的保存利用價(jià)值；另一方面疾控中心檔案是民生檔案的重要組成部分，對(duì)增進(jìn)人民群眾身體健康、社會(huì)和諧穩(wěn)定具有重要意義，可有效推動(dòng)疾控事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
一、疾控中心檔案規(guī)范化管理的重要意義
（一）檔案規(guī)范化管理可以有效提高檔案工作者以及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案法律意識(shí)。通過(guò)對(duì)《檔案法》學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹落實(shí)，大家意識(shí)到從法律的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和了解檔案工作的性質(zhì)和重要性，大大提高了檔案意識(shí)，徹底糾正了以往檔案工作無(wú)關(guān)緊要的錯(cuò)誤觀念。（二）檔案規(guī)范化管理有利于檔案室爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。實(shí)行檔案的規(guī)范化管理，疾控中心領(lǐng)導(dǎo)將其納入年度工作目標(biāo)和議事日程，成立管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并加大人力、財(cái)力和物力投入，為檔案管理工作提供較好的硬件條件，利于檔案工作的開(kāi)展。（三）檔案規(guī)范化管理可以確保檔案的及時(shí)收集、安全統(tǒng)一保管及有效利用。實(shí)行檔案的規(guī)范化管理，檔案室進(jìn)一步健全和完善檔案工作制度、歸檔與不歸檔范圍、保管期限及分類(lèi)大綱，之前比較分散的資料得到及時(shí)收集、整理，以免散失、泄密，檔案收集、保管、利用工作更加規(guī)范化、制度化[1]。（四）檔案規(guī)范化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案工作的科技化和信息化。檔案室工作人員將檔案錄入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用檔案管理專(zhuān)用軟件實(shí)現(xiàn)電子公文歸檔，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以多渠道、模糊查詢(xún)，有效提高了檔案的查全率及查詢(xún)率，推動(dòng)了檔案的數(shù)字化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（五）檔案規(guī)范化管理可以增強(qiáng)疾控中心檔案部門(mén)的服務(wù)功能。檔案的規(guī)范化管理意義重大，但是目前，疾控中心的檔案管理工作并不理想，普遍存在以下現(xiàn)象：管理工作不被重視，設(shè)備不齊全；制度不健全，檔案材料不夠完整；管理模式陳舊，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及管理水平有待提高；信息利用程度低等。
二、疾控中心檔案管理工作的改進(jìn)措施
�。ㄒ唬┙⒔∪部刂行臋n案管理體系。1.建立綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作集中性、統(tǒng)一性有賴(lài)于綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)的建立，此部門(mén)負(fù)責(zé)收集、保管、整理疾控中心各部門(mén)檔案，同時(shí)設(shè)立相應(yīng)監(jiān)督部門(mén)，以監(jiān)管指導(dǎo)檢查綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)的工作，執(zhí)行國(guó)家、省的業(yè)務(wù)規(guī)范及法律法規(guī)。根據(jù)《檔案法》、《全國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)范及疾控中心的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)大綱、歸檔范圍。2.高度重視，把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入疾控中心目標(biāo)。建議明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，協(xié)助解決檔案設(shè)施設(shè)備不齊全、經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題，協(xié)調(diào)各科室收集整理資料，并按時(shí)向檔案室移交，立卷歸檔原則落實(shí)到各部門(mén)工作中，檔案工作納入責(zé)任制來(lái)考核。3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)水平。組織檔案管理人員參加省市檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班，提高管理能力及管理水平。另外，檔案管理人員的職業(yè)操守對(duì)管理工作也至關(guān)重要，在提升專(zhuān)業(yè)技能的同時(shí)，要培養(yǎng)其恪盡職守、忠誠(chéng)至上的職業(yè)精神，把檔案的安全性和完整性放在工作的首位，敢于同違反《檔案法》的行為作斗爭(zhēng)。挑選職業(yè)道德高的人才擔(dān)任重要的工作，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）加強(qiáng)疾控檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)。1.將檔案人員崗位責(zé)任制及其他制度嚴(yán)格落到實(shí)處，其他制度包括接收制度、整理制度、保管制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、借閱制度、鑒定制度、銷(xiāo)毀制度等[2]。對(duì)疾控中心檔案按照二、三級(jí)類(lèi)目進(jìn)行分級(jí)，對(duì)各級(jí)類(lèi)目進(jìn)行具體分類(lèi)，并明確檔案歸檔的內(nèi)容及保管期限。通過(guò)制度的確立與推行，檔案工作人員在立卷歸檔時(shí)可有所依據(jù)，避免盲目性。2.檔案力求準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)保證質(zhì)量，文件材料的歸檔率與完整率力達(dá)高標(biāo)準(zhǔn)，部門(mén)主管負(fù)責(zé)人簽署歸檔意見(jiàn)后再移交檔案室，以此保證檔案管理整個(gè)工作的質(zhì)量。檔案管理部門(mén)要做到積極監(jiān)督與指導(dǎo)，對(duì)不同科室行文或辦文情況等做到了如指掌，嚴(yán)格把關(guān)立卷質(zhì)量，方便日后檔案的移交。3.檔案管理中積極運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)手段。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)度，廣泛應(yīng)用于各大行業(yè)，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，將陳舊的手工管理轉(zhuǎn)變成電子信息化，儲(chǔ)存方式由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成電子載體，這樣不僅避免了資料的年久丟失，利于永久保存，還有利于檔案信息的便捷利用與開(kāi)發(fā)。檔案信息化程度影響著管理工作效率的高低，檔案室應(yīng)配備計(jì)算機(jī)，選用符合本單位的檔案管理軟件來(lái)管理檔案，積極推行檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)對(duì)比分析。4.開(kāi)展好疾控檔案的服務(wù)工作，方便大眾查閱。傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理工作存在被動(dòng)性，信息利用率低，基于公共衛(wèi)生環(huán)境的多變性，將傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化成主動(dòng)服務(wù)，對(duì)大規(guī)模的傳染病資料及預(yù)防辦法可向社會(huì)公開(kāi)，設(shè)立便民服務(wù)窗口，使死檔案變成活信息，服務(wù)大眾。
檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理不僅是對(duì)檔案管理事業(yè)，同時(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展也具有重要意義，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)制度和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，作為檔案管理人員，我們需要有勇氣轉(zhuǎn)變陳舊的工作方式及工作理念，不斷大膽探索和嘗試新的檔案管理辦法，找到最適合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的檔案管理模式，發(fā)揮檔案管理的重要意義，從而促進(jìn)疾控事業(yè)的科學(xué)、穩(wěn)定、有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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