對優化高校基建檔案管理工作的探討論文
摘 要:高校基建檔案是高校進行整體規劃和建設管理的重要組成部分。針對當前高校基建檔案建設工作中存在的主要問題及原因進行分析,并對解決這些問題的具體做法進行探討,提出了加強基建檔案科學化管理的建議.
關鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成,具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學校基本建設工作的真實原始紀錄,是學校檔案的重要組成部分,也是學校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理,逐步完善管理方法具有現實意義.
一、高校基建檔案建設的特點和作用
(一)基建檔案的特點基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等特點以外,還具有它獨有特點.
1.成套性。完整的基本建設項目檔案形成,需要每一個環節的文字或圖紙記錄,完整性決定每一個單項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相對獨立而又不可分割的有機整體,故高校基建檔案具有成套性的特點.
2.專業性。基本建設過程涉及到設計、勘探、施工、安裝、消防等專業技術活動中產生的歷史記錄是唯一的,也是今后維修、驗收、審查唯一依據,故高校基建檔案具有專業性的特點.
3.實用性。基本建設完成后,建筑物的結構、性質等方面可以在檔案中體現,建筑物的產權認定及以后維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作,基建檔案也起到證明作用,故高校基建檔案管理工作具有實用性的特點.
4.滯后性。由于基本建設項目完成是一個周期長、投資大的工程建設過程,且涉及面寬而廣,在實際操作過程中又存在有彈性因素,因而基建檔案自然滯后于所反映的基建項目,故高校基建檔案管理工作具有滯后性特點.
(二)基建檔案的作用作為記錄和承載學校歷史建設沿革的基建檔案,在高校發展建設中發揮著越來越重要作用。它的主要作用體現在:1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑,立字為證”。高校基建技術檔案是一個學校建校過程中形成的所有資料,包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記錄等技術資料,它客觀地記載當時的歷史情況,反映學校基本建設的完整過程,這些技術資料具有憑證作用.
2.參考作用。基建檔案對查考過去情況,掌握歷史材料,研究有關事物發展規律,起到廣泛參考作用.
完整系統的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設者有益的參考與啟迪。可以通過考查過去的資料,研究和探究事物發展的規律,在工作中吸取精華、去其糟粕,充分提高工作效率。[1]3.法律效用。基建檔案記載了房產、地產以及設備產權形成的全過程,是學校界定產權關系的法律依據和法定根據,用好基建檔案可以避免和解決產權糾紛.
二、高校基建檔案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后,跟不上管理發展需要檔案管理工作是保證檔案記錄連續性、真實性和完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環節,勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。隨著檔案管理現代化進程的加速,無論是管理理念、控制手段,還是技術設備都發生很大變革。但是高校在硬件設施和檔案人員素質方面,與檔案現代化管理的要求還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼職檔案員,兼職檔案員遇到工作忙的時候,對基建檔案無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統專業化地按照要求管理等簡單化現象,造成檔案資料不完整,直接影響了基建檔案質量,跟不上高校改革與發展的需求.
(二)檔案管理意識淡薄,歸檔質量不高在實際建檔工作中,往往由于檔案員的檔案管理意識不強,基建檔案會存在許多問題。首先,歸檔的文件內容質量低,許多材料不符合歸檔要求,如一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件,或者一些簽字、蓋章都不全,失去原有作用。其次,文件歸檔材料、紙張大小不統一,個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫,字跡模糊。另外,還有些工程項目檔案內容失實,圖物不符,不少材料分散在承辦人和技術員手中,需向知情人詢問才得已糾正,其中設計變更、施工記錄等散失最為常見。一直以來,高校對基建檔案工作的認識還遠遠不夠,檔案部門自身的宣傳力度也不夠,造成一些基建管理人員檔案管理意識淡薄,存在“重建設,輕檔案”的思想。甚至還出現建筑物竣工后,經手人員將建設資料隨便鎖進自己的柜子,沒有及時把資料移交給檔案員歸檔的現象,造成竣工資料的不完整性,影響了歸檔的質量.
(三)缺乏有效管理機制,造成管理偏差基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工等階段,項目文件資料形成周期長,涉及單位廣,專業技術性強,從而造成收集、整理難度增大。資料從產生到歸檔經歷相當長的一段時間,并經過許多環節,其中每一環節的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性.
為加強和規范基建的檔案管理工作,各高校會制定出相關管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差異,許多高校所制定的基建檔案規范大相徑庭,出現所制定的規范及制度只有輪廓沒有細則,造成管理人員在實施檔案管理過程中出現了偏差,使所管理的基建檔案工作跟不上改革與發展的需要,影響了基建檔案的完整、準確和系統性.
三、加強高校基建檔案科學化管理的對策
隨著社會主義市場經濟體制和民主法制的確立和不斷完善,檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校基建檔案資料的科學化管理,使其在審計、監督、管理、驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發揮更大的效用,筆者以為應從以下幾方面加強管理:
(一)加強基建檔案工作領導國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃,加強對檔案工作的領導和管理。”可見,檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分,領導對檔案工作的重視與否,是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工作,在人員、經費、設施上給予大力支持,切實將檔案工作納入學校的目標管理,加大檔案執法力度,認真研究和解決檔案工作中的實際問題.
(二)提高檔案人員素質搞好工程建設,要把提高檔案人員的素質放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度。基建管理部門作為基建檔案的產生和使用部門,檔案人員更應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中,注重加強檔案人員素質訓練、加強科學管理,要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業學習知識和培訓,不斷提高檔案管理人員的業務水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度完善基建管理的各項規章制度,是做好基建工程檔案歸檔的關鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否,完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中,使檔案工作做到“有法可依,違法必究”,這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。[2]高校要結合本校的工作實際,制定出一套切實可行的規章制度,并經常進行檢查、督促。在實際運作中,因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強,所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。工程建設項目完成后,不論
是總承包還是分包,不論建設工程項目大小,必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步;堅持檔案部門與基建部門相結合,齊抓共管做好基建竣工歸檔工作,明確項目檔案工作的分管領導到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求,其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行;工程建設過程中,要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時,要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時,應建立項目基建檔案管理工作制度,在與施工單位簽訂合同時,把項目基建檔案工作要求附在合同中,使施工單位既明確基建檔案的總要求,又明確如何做好這項工作以及竣工驗收應提供的檔案資料及資料套數,從而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象,使基建檔案進入正常化管理.
(五)實現檔案工作網絡化管理隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使用,利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管理,將大大提高工作效率,更好地為工程建設與管理服務。目前高校基本建設檔案的管理工作,已經進入從經驗管理向先進科學技術管理階段,傳統的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便,而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前,就不能有效保護及利用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建設,實現檔案工作網絡化管理,基建檔案將更好地被管理和利用,更好地適應現代化管理需要.
四、結語
基建檔案是高校的寶貴財富,是高校基本建設工作的真實記錄和歷史憑證,也是今后維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據,隨著時間推移,人們會越來越認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要性。因此,我們必須做好基建檔案建設及管理工作,把好質量關,維護基建檔案的完整、準確、系統、安全,不斷地提高業務水平和服務質量,使高校檔案為我們國家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務,做出更大貢獻.
參考文獻:
[1]陳傳華,劉學應.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟,2005,15(10):236-237.
[2]劉金存.論高校基建檔案建設與管理[J].揚州大學學報:高教研究版,2003(9):54-55.
[3]傅毅.高校基建檔案管理應與工程建設進程同步[J].經驗交流,2005(7):66-70.
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