流動人員人事檔案管理探索論文
摘要：伴隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展以及人事制度改革的深入推進，人才流動速度隨之加劇，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯。本文分析了流動人員人事檔案管理難點和存在問題，探討了強化流動人員人事檔案管理對策措施，以拋磚引玉。
關(guān)鍵詞：流動人員 人事檔案管理 問題 強化措施
隨著全球經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會就業(yè)方式和就業(yè)渠道逐漸多樣化，流動人員規(guī)模不斷擴大。流動人員人事檔管理亟需科學、有效、正規(guī)的管理機構(gòu)，采取規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理手段加以解決和優(yōu)化。當前，流動人員人事檔案管理不夠規(guī)范，管理體制不夠健全，管理手段原始粗放，現(xiàn)代化管理手段缺乏，從而導(dǎo)致流動人員人事檔案管理效率低下，難以滿足經(jīng)濟社會的發(fā)展需求。因此，加強流動人員人事檔案管理已迫在眉睫。
一、流動人員人事檔案管理難點以及存在的問題
1.流動人員人事檔案管理難點。
（1）流動人員人事檔案完整性歸檔難以實現(xiàn)。流動人員人事檔案的完整性是確保其檔案真實性的重要基礎(chǔ)，然而，在實際流動人員人事檔案管理工作中，由于流動人員工作的特殊性，許多流動人員在離開原有工作崗位后，檔案不在單位保管，而是常由流動人員本人自己保管，這樣在很大程度上造成了歸檔的困難。
（2）流動人員人事檔案規(guī)范化管理難以實現(xiàn)。流動人員人事檔案為流動人員的重要人事活動使用提供了重要數(shù)據(jù)和信息技術(shù)，要想最大限度地發(fā)揮流動人員人事檔案的功能和價值作用，必須加強流動人員人事檔案的規(guī)范化管理。然而，由于流動人員人事檔案來源多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，加之，人事檔案管理部門檔案管理體系不健全、管理意識薄弱，管理手段落后，檔案更新和利用效率低，人事檔案規(guī)范化管理道路漫長、艱辛而又充滿挑戰(zhàn)。
（3）流動人員人事檔案的利用效果低下。人事檔案屬于機密性的文件，這在很大程度上保護了公民的隱私不受侵犯，然而也使得人事檔案的利用價值無法真正的得以發(fā)揮，這給流動人員的各種人事任用增加了一定的難度。此外，流動人員管理現(xiàn)代化步伐發(fā)展緩慢，未做到與時俱進，管理模式單一，管理軟件落后且不統(tǒng)一，尤其在有些地區(qū)，流動人員人事檔案管理局限于檔案目錄管理上，管理方法原始，僅僅依靠員工記賬，網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段缺乏，難以對檔案信息進行充分利用，從而導(dǎo)致，流動人員人事檔案的利用效果低下，流動人員人事檔案管理工作任重道遠。
2.流動人員人事檔案管理存在的問題。
（1）流動人員人事檔案管理體系健全性缺失。目前的人事檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的“計劃管理”形成的各項制度，計劃色彩濃郁，偏重政治性，缺乏時效性，難以滿足社會發(fā)展需要。另外，由于人事檔案需要收到一定的托管費用，這使得某些部門為了追求眼前利益，盲目收費，或者抬高保管費用，而這對于一些收入水平較低的流動人員而言，是一筆不容小覷的經(jīng)濟負擔，于是他們開始棄檔或者自存檔，這在很大程度上增加了流動人員人事檔案管理工作的難度。
（2）流動人員人事檔案材料收集完整性不足。當前，由于用人單位流動人員人事檔案管理制度不夠完善，管理不夠規(guī)范，流動人員人事檔案材料收集缺乏完整性。比如，流動人員聘用合同、年度考核表未能及時進行歸檔；流動人員人事檔案內(nèi)容存在“千人一面，千篇一律”現(xiàn)象，形式化、口號化普遍，如，對于個人評價，大多是一些“學習認真、團結(jié)同事、工作態(tài)度良好”等過于籠統(tǒng)的話，難以體現(xiàn)出個性特色,同時，也使得用人單位無法從這些人事檔案中了解他們真正所需要的東西，如，員工的誠信度、工作成就、個人業(yè)績、思想品行等基本情況，這使得流動人員人事檔案失去了真正意義上的參考價值。
（3）流動人員人事檔案管理標準化程度偏低。流動人員人事檔案作為流動人員人事活動的重要信息載體，要想充分發(fā)揮出其功能和價值，必須注重人事檔案的標準化管理。然而，當前一些單位人事檔案部門人事檔案管理方法滯后，仍過多地依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，手工操作過多，加之，重管理，輕服務(wù)，現(xiàn)代化管理水平不高，工作效率低，無法實現(xiàn)標準化管理目標。比如，根據(jù)流動人員人事檔案相關(guān)標準化管理要求，流動人員人事檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，若發(fā)現(xiàn)存在折皺、破損、卷角等情況，需要對其進行裱糊、折疊等加工，再統(tǒng)一上交保管，以確保流動人員人事檔案的完整性。然而，在實際過程中，許多用人單位往往草草了事，未能予以及時有效處理，使得流動人員人事檔案的作用大打折扣。
（4）管理機構(gòu)較為混亂，人員配備不合理。當前，在某些地區(qū)，流動人員人事檔案管理機構(gòu)較為混亂，人才服務(wù)機構(gòu)、勞動就業(yè)服務(wù)機構(gòu)、失業(yè)管理部門、社會保險機構(gòu)等都在公開或私自管理流動人員人事檔案，甚至一些地區(qū)人才交流中心私自將流動人員人事檔案承包給一些民辦中介機構(gòu)，并不惜惡意競爭，擅自提高收費標準，人事檔案管理成了他們謀取利益的手段，嚴重影響了流動人員檔案管理秩序。其次，流動人員人事檔案存在轉(zhuǎn)遞混亂、移交不及時等現(xiàn)象，流動人員人事檔案保管手續(xù)不規(guī)范。一些檔案管理單位，特別是那些私自保管人事檔案的單位，他們私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)重要憑證材料，違反規(guī)定為他人開具不合法的人事檔案證明，這使得流動人員檔案管理秩序受到了嚴重的干擾。再次，流動人員人事檔案管理人員配備不合理，綜合素質(zhì)不高。目前，流動人員人事檔案管理人員大多非檔案專業(yè)出身，專業(yè)技能、素質(zhì)能力偏低，檔案管理綜合素質(zhì)有待加強。
二、強化流動人員人事檔案管理的對策措施
1.加強流動人員人事檔案日常管理工作。
目前，應(yīng)將流動人員人事檔案管理納入人力資源日常工作中，并加以嚴格規(guī)范，狠抓落實。首先，在制度建設(shè)上，要不斷完善和健全流動人員人事檔案管理制度，建立科學的、與時俱進的流動人員人事檔案管理體系，以規(guī)范和優(yōu)化流動人員人事檔案管理過程，確保流動人員人事檔案合理有序進行。比如，在流動人員進行考試、職稱評定過程中，要嚴格把關(guān)，必須要求人才托管單位或人才中心提供真實、有效、客觀的證明材料，以避免和杜絕有違紀違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，在管理環(huán)節(jié)上，要樹立“以人為本”的管理意識，努力遵循“科學化、高效化、規(guī)范化”的管理原則，注意多層面、多方位地健全和優(yōu)化流動人員人事檔案管理體制，并借助現(xiàn)代化、與時俱進、行之有效的管理手段，強化流動人員人事檔案管理，提高流動人員人事檔案使用效率和管理水平。比如，在流動人員人事檔案管理的整理、收集和存檔環(huán)節(jié)中，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度。在進行流動人員人事檔案存儲工作時，要重視檔案存儲環(huán)境建設(shè)，檔案保管要注意通風、防火、防潮、防盜、防霉。
2.健全流動人員人事檔案管制體制。
首先，明確社會各組織在流動人員人事檔案管理的相關(guān)責任，以提高各社會組織單位對流動人員人事檔案的管理意識與重視度。要實行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，政府人力資源社會保障部門是流動人員人事檔案管理的主管部門，具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)，不可擅自管理流動人員人事檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一律按違紀行為處理。其次，為了充分發(fā)揮流動人員人事檔案功能作用，使流動人員的個人信息和權(quán)益得到有效保障，社會組織中的人事檔案管理應(yīng)為服務(wù)于社會組織管理，而不能將其作為身份證明，隨意在各社會組織單位中加以調(diào)動。再次，要注意完善流動人員人事檔案管理體制，規(guī)范流動人員人事檔案管理制度，明確流動人員人事檔案范圍，確保流動人員人事檔案管理合理、有序進行。
3.加快推進流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)。
隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進步，這為流動人員人事檔案管理信息化、數(shù)字化提供有利的契機。因此，各地要積極加快推進流動人員人事檔案管理信息建設(shè)，建立流動人員人事檔案個人電子檔案系統(tǒng)，完善流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，優(yōu)化流動人員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，注意完善資源共享、異地查閱、統(tǒng)計分析等功能，以實施流動人員人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理、自動化以及動態(tài)化管理，提高流動人員人事檔案管理水平，確保流動人員人事檔案的真實性、準確性、可靠性以及實效性，從而便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)，適應(yīng)人才流動的需求，提高檔案的利用效率。
4.提高流動人員人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
在網(wǎng)絡(luò)信息化時代，為了促使流動人員人事檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標，滿足時代經(jīng)濟發(fā)展需要，人事檔案管理部門必須加強人事檔案管理隊伍建設(shè)，建立一支高素質(zhì)、高水平、一專多能的復(fù)合型管理人才隊伍，以推進人事檔案管理信息化建設(shè)。各人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理人員專業(yè)檔案管理知識、計算機知識、法律法規(guī)知識等方面培訓教育，使其成為知識體系結(jié)構(gòu)全面，綜合型管理人才，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)社會環(huán)境變化，并且能夠勝任流動人員人事檔案管理工作，滿足流動人員人事檔案信息化、數(shù)字化管理的迫切需要。
5.規(guī)范和完善流動人員人事檔案的收集整理工作。
應(yīng)做到：一是規(guī)范和完善流動人員人事檔案收集和保存方式。人事檔案管理機構(gòu)或組織機構(gòu)應(yīng)與流動人員人事檔案委托人簽訂管理合同契約，并嚴格按照合同契約內(nèi)容加以執(zhí)行，以明確雙方的利、權(quán)、責，保證流動人員人事檔案材料的齊全與完整。二是規(guī)范和優(yōu)化流動人員人事檔案整理工作。檔案接收人員在接收流動人員人事檔案時，要對檔案材料予以仔細檢查，并不斷充實流動人員人事檔案管理內(nèi)容，若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不完整或出現(xiàn)遺失、損壞，應(yīng)及時向有關(guān)組織單位詢問，并要其開具一定的材料證明，以確保流動人員人事檔案材料的完整性。收集和整理的檔案材料，必須經(jīng)過嚴格的鑒別，需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方可歸入流動人員人事檔案中。總之，伴隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展以及人事制度改革的深入推進，流動人口比例不斷呈現(xiàn)上升趨勢，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯出來，加強流動人員人事檔案管理有著極為深遠的意義。在新時期，各單位要重視流動人員的人事檔案管理，做到與時俱進，不斷解放思想，探索新的管理方法和手段，加強流動人員人事檔案管理，提高流動人員人事檔案管理水平和效率。
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