事業單位檔案管理的現代化方式論文
在現代社會經濟發展形勢下，機構模式以及行政體制等都發生了不同程度的變化，這就對事業單位檔案管理提出了新的要求。與此同時，計算機技術不斷發展，無紙化辦公逐漸成為普遍形式，對事業單位傳統模式下的檔案管理人員素質和技能也提出了新的標準。事業單位檔案管理如何利用現代化方式提高檔案管理效率，是當前檔案管理部門所面臨的一項重要課題。
1事業單位檔案管理利用現代化方式的重要意義
在事業單位檔案管理過程中，傳統的檔案管理方式對檔案管理人員的需求量較大，并且整體檔案管理工作任務量較大，事業單位檔案種類繁多，內容復雜，此種模式下事業單位檔案管理效率較低，不利于事業單位檔案管理工作的順利有序開展。并且傳統人工檔案管理模式下，事業單位檔案的建立、查詢以及檢索程序繁瑣，難以取得理想的檔案管理質量和效果。傳統檔案管理模式所針對的是紙質檔案，在檔案保管的過程中，紙質檔案往往需要較大的保管空間，在檔案信息的查詢和調取上費時費力，存在諸多不便。因此事業單位傳統檔案管理模式比較繁瑣，檔案管理周期較長，并且檔案管理效率有限。利用現代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時，也減小了檔案管理工作人員的工作負擔，有利于工作質量的提升。現代化管理讓事業單位的檔案管理工作實現了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業單位檔案管理工作中應用現代化方式，有利于促進單位管理工作的升級。
2現代化方式在事業單位檔案管理中的利用
2.1檔案檢索與目錄管理中的利用
在事業單位檔案管理過程中，檔案目錄的建立是一項基礎性工作，直接關系著檔案管理的有效性。隨著現代社會科學技術的發展，檔案管理人員開展檔案管理工作時，轉變了人工手寫的方式，而是運用計算機進行打印。針對檔案管理的專業性工作軟件已經形成，該軟件能夠實現檔案目錄與檔案資料內容的科學化分類，并依據關鍵詞和內容創建分類標準，將檔案資料有條理的錄入到計算機系統內，并自主進行分類統計，提高檔案管理的規范性。若需要調用檔案資料，可以在搜索欄內輸入相關信息進行查詢，提高了檔案信息檢索的便捷性。在事業單位檔案管理中合理利用現代化方式，能夠在檢索的同時做好檔案的分類保管工作，最大程度上滿足事業單位檔案管理的基本需求，促進事業檔案檔案管理目標的實現。
2.2檔案管理輔助業務中的利用
檔案管理工作內容具有復雜性和多樣性，尤其是還包含檔案的收集與整理、鑒定與保管、利用與統計分析等輔助性工作，在檔案管理過程中往往會產生大量的檔案信息，有待進一步處理。而現代化方式的有效利用，能夠對檔案管理過程中的相關信息進行科學化處理，提高檔案輔助性工作的質量和效率，減輕檔案管理人員的工作任務量，有針對性的對事業單位檔案的借閱與歸還進行科學化統計，便于事業單位檔案存儲和利用。
2.3檔案庫房管理中的利用
在現代社會經濟發展模式下，科學技術不斷進步，事業單位檔案庫房管理過程中，應當對現代計算機技術進行有效利用，結合事業單位檔案庫房管理實際情況，建立現代化庫房管理系統，合理利用計算機技術和設備，對事業單位檔案庫房進行全方位監控，提高檔案資源的安全性。與此同時，應當建立并完善設備監控系統，對檔案庫房內的空調設備和空氣濕度控制設備進行有效的監控，保證檔案庫房環境滿足檔案管理的標準，一旦與檔案保存標準不符時，監控系統會自動發出報警，以提醒檔案管理人員對其進行妥善處理。現代化方式在事業單位檔案管理中的有效運用，有助于實現檔案管理的智能化和規范化，促進事業單位檔案管理工作的現代化發展。
2.4檔案形式轉變中的利用
在事業單位檔案管理工作中，電子文件逐漸成為檔案管理的主要形式，以電子文件形式進行保存，與傳統紙質文件形式相比，便于檔案的查閱和調取，有效的提高了事業單位檔案管理效率。因此檔案管理人員應當積極建立具有事業單位特色的檔案數據庫，通過對現代化數據庫結構的有效利用，提高檔案形式的規范化和標準化。與此同時，應當對現代化的多媒體技術進行有效利用，將音頻、視頻等內容進行有機融合，真正實現事業單位檔案一體化管理。光盤是現代化工具之一，在事業單位檔案管理中具有良好的應用價值，光盤的讀寫速度較快，容量較大，便于保存，并且有效的節省了檔案的保存空間，檔案管理的安全系數較高。相關檔案管理人員應當注意的是，在利用現代化方式時，應當對計算機設備的使用進行授權，只有相關檔案管理人員可以進入檔案系統對檔案資源進行查詢和調用，以免檔案信息丟失或被篡改。
3事業單位檔案管理中利用現代化方式的不足及改進建議
雖然利用現代化的技術，將計算機以及網絡技術應用于事業單位的檔案管理，能夠在很大程度上節約工作時間，提高工作效率以及準確率，但是同時，計算機管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時，將文件的前面兩個階段視作文件，而只將后面兩個階段視作檔案，而且管理標準也不統一，這樣使文檔運動各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網絡安全問題。由于網絡技術不斷升級，對檔案信息實施網絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。再次，設備利用率較低，復合型人才較為缺乏。檔案室對計算機進行應用時，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對財力、物力和人力無疑是一種浪費。為此，首先，應當對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業單位內部實施文檔一體化，消除重復環節，使文件與檔案歸為統一的系統，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始的及時介入。其次，根據檔案管理目前網絡化的特征，解決好其安全問題。加大研究力度，對檔案信息在上網之前進行加密控制，對網絡安全進行及時測評等，開發有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。再次，對檔案管理者進行計算機相關知識的培訓，引進復合型人才，提高功作效率，更好的駕馭現代化方式中的檔案管理。結束語總而言之，當前事業單位檔案管理仍存在一定不足，應當在準確把握檔案管理特點的基礎上，對現代化方式進行合理利用，找準事業單位檔案管理的切入點，轉變管理理念并優化管理策略，提高檔案管理效率，推進事業單位的現代化發展。
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