內控制度建設合同管理
內控制度建設合同管理，合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護，下面是小編帶來的內控制度建設合同管理，歡迎參考!
內控制度建設合同管理【1】
目前，對于合同管理內部控制設計的概念，業內還沒有一個統一權威的定義。中天恒3C框架認為，合同管理內部控制設計是在遵循國家和企業合同管理相關法規制度的基礎上，以國家監管部門制定的內部控制規范及其應用指引為依據，結合企業合同管理發展的實際情況，用系統控制的技術和方法，構建企業自身合同管理內部控制體系的一個動態過程。簡單說，合同管理內部控制設計，是合同管理內部控制建設的首要環節，是構建合同管理內部控制體系的過程。
設計范圍及基本流程
在現代市場經濟條件下，不管企業從事何種業務，都必然與其他企業、組織或個人發生經濟往來，合同是確定雙方權利義務關系的法律文書，事關雙方的利益得失，包括買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同、居間合同等。
《企業內部控制應用指引第16號——合同管理》(以下簡稱《合同管理指引》)第二條規定：“本指引所稱合同，是指企業與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。企業與職工簽訂的勞動合同，不適用本指引。”由于用工單位與勞動者并不是真正平等的主體，因此國家專門頒布了《勞動合同法》，對勞動合同進行規范并對勞動者合法權益進行保護，所以本指引不包括勞動合同。《合同管理指引》界定了合同管理的定義，描述了合同管理中的風險，明確了合同的訂立、合同的履行方面的控制措施，對優化企業合同管理制度具有重要意義。
合同管理內部控制設計是一個復雜的系統工程，基本流程包括設計準備、設計實施、試行及完善等。根據設計操作需要，在基本流程的基礎上，還要有多層次具體的流程，每個具體流程中需明確工作內容、方法、步驟以及相應的表單等，要突出合同管理內部控制設計的特色。
企業應當根據《合同管理指引》的要求，建立并嚴格執行合同管理內部控制，以防范合同訂立和履行中可能出現的風險，規范和約束市場交易行為，維護企業的合法權益和市場秩序。
描述現狀
描述現狀，就是梳理合同管理方面的內部管理制度或相關文件，梳理合同管理現狀業務流程，編制合同管理內部管理制度或相關文件情況表、編制合同管理業務流程目錄、繪制合同管理業務流程圖等合同管理內部控制設計的基礎性工作。
1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，應重點關注有無合同管理方面的相關制度以及是否完善和充分執行、有無具體可控的操作文件或表單等。
2、梳理描述現狀業務流程。企業合同管理現行的業務流程到底怎么樣、包括哪些環節、能否有效控制合同管理風險，都是本步驟工作的重點，并要以圖表的形式描繪出來。
3、確定業務流程目錄。在梳理合同管理管理制度和業務流程現狀的基礎上，根據內部控制設計的要求，編制合同管理業務流程目錄，繪制合同管理業務流程圖。合同管理的業務流程目錄因企業而異，一般可簡單分為合同訂立階段和合同履行階段。其中，合同訂立階段包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環節，合同履行階段涉及合同監控、合同補充、合同變更、合同解除、合同結算、合同登記等環節。
本階段設計工作成果是形成《合同管理內部管理制度或相關文件情況表》、《合同管理流程目錄》、《合同管理業務流程圖表》等。
風險評估
合同管理風險評估的基本程序：識別合同管理風險，并進行具體描述;分析合同管理風險，編制合同管理風險分析表;評價合同管理風險，編制合同管理風險評價表;確定合同管理風險應對策略;提出合同管理重大風險解決方案。在實踐中，合同管理風險分析及其評價是合在一起進行的，合同管理重大風險解決方案的制定要看企業是否需要，也可在合同管理內部控制設計完成之后單獨進行。 1、識別并描述風險。評估合同管理風險，首先，要把合同管理具體風險識別出來，然后整理出整體層面的風險。合同管理具體風險是多種多樣的，也因企業而有所不同。按照《合同管理指引》的要求，在評估合同管理風險時，至少應當關注下列風險：未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害;合同未全面履行或監控不當，可能導致企業訴訟失敗、經濟利益受損;合同糾紛處理不當，可能損害企業利益以及信譽和形象。
企業應根據《合同管理指引》中的風險提示，結合企業合同管理的實際情況，識別并具體描述合同管理方面存在的風險。合同管理具體風險描述因所識別的風險而異，將合同管理具體風險與合同管理流程結合是個比較好的做法。
2、分析風險。合同管理風險分析的內容很多，一般應從成因和結果兩個方面進行，并編制合同管理風險分析表。
3、評價風險。合同管理風險評價應從發生可能性和影響程度兩個維度進行，根據評價結果進行風險排序和等級劃分，并編制合同管理風險評價表。
4、選擇風險應對策略。合同管理風險應對是根據風險評價的結果，針對不同等級風險選擇不同合同管理風險應對策略的過程，一般有規避、降低、轉移、接受等策略，要編制合同管理風險應對表。
5、編制風險數據庫或繪制風險圖譜。依據合同管理風險評估的結果，編制合同管理層面的風險數據庫，或繪制風險圖譜。合同管理層面風險數據庫的基本要素包括業務流程、風險描述、風險分析、風險排序、應對策略、剩余風險等，也可加上內部控制設計完成后的控制措施、控制部門或崗位等。風險圖譜一般適用于公司層面的風險描述。
本階段設計工作成果是形成《合同管理風險及其描述表》、《合同管理整體層面風險清單》、《合同管理風險分析表》、《合同管理風險評價表》、《合同管理風險應對策略表》、《合同管理風險解決方案》等。
合同管理內部控制設計流程 設計合同管理控制，就是在評估合同管理風險的基礎上，對合同管理內部控制進行設計的過程，是合同管理內部控制設計的關鍵環節，基本程序包括：確定合同管理關鍵控制點;明確合同管理控制目標;提出合同管理控制措施;設計合同管理控制證據;完善合同管理相關制度;繪制合同管理控制流程圖;編制合同管理控制矩陣。
1、設計關鍵控制點。企業在構建與實施合同管理內部控制過程中，要針對合同管理風險評估的結果，確定合同管理的一般控制點和關鍵控制點并編制合同管理控制要點表。確定一般控制點和關鍵控制點是件很困難的事，要根據企業實際情況確定，也因人們的專業判斷而有所差異。一般來說，關鍵控制點至少應當包合同談判、合同審核、合同簽署、合同履行等關鍵環節。
2、設計控制目標。合同管理控制目標就是要保證合同管理合法、安全、有效、可靠，從而有效控制合同管理中可能存在的各種風險，實際工作中，應根據識別出來的具體風險來設計，不能固定化、模式化。
3、設計控制措施。企業在構建與實施合同管理內部控制過程中，要強化對合同管理控制點、尤其是關鍵控制點的風險控制，并采取相應的控制措施，嵌入到合同管理流程當中。企業應當按照《合同管理指引》的要求，加強合同管理確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執行等環節的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業的合法權益。
4、設計控制證據。為了合同管理制度能夠有效實施，需要制定必要的表單，作為合同管理制度的附件，為合同管理過程留下控制證據。合同管理相關文件資料很多，包括合同調查資料、合同授權委托書、談判記錄表、合同審核表、合同會簽記錄、合同用章申請表、合同文本、法律意見書、合同履行情況統計表、合同補充協議、合同變更協議、合同糾紛處理報告、合同臺賬、制度執行情況反饋意等。
5、優化控制制度。企業需要建立一系列制度體系和保障機制，促進合同管理的作用得到有效發揮。合同管理控制制度不是新建的一套獨立制度，而是將內部控制思想嵌入到合同管理制度中去。合同管理制度到底制定多少個，內容到底包括哪些，因企業而有別，從務實角度考慮，不宜過多，可制定一個統一的合同管理制度，內容至少包括：合同管理的機構設置及職責分工、授權批準、訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、考核與責任追究等一系列行為規范要求。
6、繪制控制流程圖。合同管理控制流程圖要根據合同管理流程、風險點、控制點及其相關的控制措施，結合具體單位的實際情況來繪制。特別要強調的是，應把合同管理內部控制流程和合同管理流程整合在一起，并在圖上標示風險點和控制點。
7、編制控制矩陣。合同管理控制矩陣是對合同管理流程圖中風險點、控制措施和控制證據等要素的詳細說明與描述，是合同管理內部控制設計結果的集中體現，也是企業內部控制管理手冊的重要組成部分。實際上是上述工作的綜合匯總。
本階段設計工作成果是形成《合同管理控制控制要點及關鍵控制表》、《合同管理內部控制目標表》、《合同管理內部控制措施表》、《合同管理控制證據表》、《合同管理制度完善建議表》、《合同管理控制流程圖》、《合同管理控制矩陣》等。
內控制度建設合同管理【2】
1 目的
為規范公司合同管理，維護公司利益，保證重大合作、技術轉讓、工程建設、生產運行和管理工作的規范性和合法性，進一步完善合同管理，制訂本辦法。
2 適用范圍
本辦法適用于公司所有合同的管理。
3 規范性引用文件
《中華人民共和國合同法》(1999年10月1日執行)
《中華人民共和國招標投標法》(2000年1月1日執行)
4 定義和縮略語
無。
5職責
5.1 董事長
5.1.1 在董事會授權范圍內領導公司合同管理的各項工作。
5.1.2 審批公司合同。
5.1.3 執行公司法定代表人職權，可以授權委托其他人簽訂合同(授權委托書格式見附錄)。
5.1.4 對公司合同糾紛的調解、仲裁、訴訟作出決定，授權委托代理人辦理。
5.1.5 責成合同審核及歸口管理部門，對違反合同管理程序的事件作出調查。
5.1.6 解決公司合同管理中的其它重大問題。
5.2 總經理及分管副總經理
5.2.1 受公司董事長委托，代表董事長行使5.1條所述各項職責。
5.2.2 負責對合同歸口管理部門的日常工作進行考核。
5.3 合同審核部門
5.3.1 公司合同歸口管理部門，負責規范、指導公司的合同管理工作，擬訂合同管理規章制度，協助解決執行中遇到的實際問題。
5.3.2 負責審查合同對方單位的資質、信譽，負責組織公司合同的談判及招標、議標等事宜。
5.3.3 負責合同管理的全過程監督，促進公司合同的管理工作。
5.3.4 負責對合同履行情況進行監督檢查。
5.3.5 負責合同變更、解除的審查工作。
5.3.6 負責合同糾紛的調解、仲裁和訴訟活動。
5.3.7 負責公司合同統計和報表管理工作，按時向上級部門報送合同管理報表。
5.3.8 負責公司合同資料、臺帳管理。
5.3.9 負責公司合同的簽訂、公證管理工作。
5.3.10 對合同價款或酬金來源與結算方式的合規、合理性、合法性審查、監督。
5.3.11 負責施工合同、技術服務類合同的承辦。
5.3.12 參加國家、業務主管部門舉辦的招投標及合同管理業務培訓。
5.3.13 負責對公司合同的訂立及履行是否符合國家相關法律規定、公司工作程序及維護公司權益等情況進行監督和審計，負責審查合同條款是否合法、合規。
5.3.14 參加對擬訂立合同對方的資質審查，參與合同談判及合同的審計審簽，保證合同符合本辦法的要求。
5.3.15 負責對合同的履行情況進行審計、監督，參與合同變更、解除的有關工作，參與合同糾紛的處理工作，維護企業的經濟利益。
5.3.16 負責公司合同管理辦法的內部控制審計。
5.3.17審核合同的合法、合規性，并出具審核法律意見。
5.3.18 負責公司后勤工程(不含獨立或大型土建項目)、人事用工、培訓、保安、房屋租賃等合同的承辦。
5.3.19 負責簽訂外委工程廉政責任書。
5.4 財務部門
5.4.1 負責對合同所涉及的費用計劃、費用來源進行審核、認定，確保費用按計劃使用，并作好統計。
5.4.2 負責合同所涉及的資金、資產的合法、合規性。
5.4.3 對合同價款的結算、財務手續、支付方式的合法、合規性負責。
5.4.4 負責合同結算審核。
5.4.5 負責公司貸款、財產保險、財產租賃類、投資類合同的承辦。
5.4.6參加重大合同的商務談判。
5.4.7負責組織合同中工程項目的預、決算審計。
5.5 項目(投資、招投標)管理部門
5.5.1 負責工程和物資類有關合同(建安、設備、材料、設計、監理、工程技術服務等合同)的技術部分;
5.5.2 參與工程和物資有關合同的談判;并對工程量及技術、質量等差異進行審核確認。
5.5.3 負責對工程和物資有關合同的立項，并負責對資質、技術條款、工程范圍、質量標準、工期要求、安全資格及施工措施等方面進行審核;負責對合同甲方提供設備材料范圍進行復核;
5.5.4 負責合同付款工程量的審核及安全、質量、進度等工程狀態的評價。
5.5.5 負責工程變更的審批及工程量核定。
5.5.6 負責合同執行中有關安全、質量、進度(工期)的條款。
5.6供應采購部門
負責公司設備、物資、材料類和大宗類運輸合同的承辦。
5.7 合同承辦部門及承辦人
5.7.1 合同管理實行合同承辦人制度，每一項合同由合同承辦部門確定一名承辦人，會同有關部門負責合同立項、談判、履行等具體工作，按照本辦法的規定。負責合同簽訂的前期準備工作(包括：可行性研究報告、經濟評估、設計、概預算、項目立項及合同申辦批準手續、詢價、技術規范等與合同有關的事項)，并組織進行事前審查。
5.7.2 負責提出對承攬方的推薦意見，配合招標、議標等事宜。
5.7.3 負責與合同對方接洽，預審查對方的資質、信譽，組織合同的立項、起草和會審工作，并對合同的技術性、合法性、可行性、合理性負責。
5.7.4 負責辦理各類工程準建、開工等審批手續。
5.7.5 負責合同履行的全過程管理，對合同標的質量、期限、價款、施工安全等進行檢查、監督。
5.7.6 負責妥善處理合同履行中發生的問題。負責合同變更、解除的有關工作和手續，負責處理發生的合同糾紛,并及時報告有關部門和公司領導，確保公司利益不受損失。
5.7.7 負責對合同標的技術資料的收集、整理、歸檔，出具合同履行中的有關工程簽證，并對簽證的準確性負責。
5.7.8 負責組織對合同標的各階段的驗收，提出評價意見，出具工程竣工驗收證明。
5.7.9 依照合同條款提出支付價款及違約扣款意見。
6 規定和程序
6.1 合同管理原則和范圍
6.1.1合同管理實行歸口管理與專業承辦相結合的管理原則，承辦機構不明確的，由公司領導臨時授權委托或按照合同費用來源確定。
6.1.2 公司對外經濟活動，除即時結清外，均應訂立書面合同。
6.1.3 標的額在1萬元(物資采購額在3萬元)及以上的。
6.1.4 有專業技術要求，短期難以檢測產品內在質量或工程質量、有試用期和保質期等要求的，雖能即時清結，也應訂立書面合同。
6.1.5 其它業務往來。
6.2 合同的類型
6.2.1 本辦法所稱書面合同，是指采用合同書、信件和數據電文(包括電報、電傳、傳真)等可以有形地表現所載內容的合同。合同當事人協商同意的有關修改合同的文書、電報、電傳和圖表，也是合同的組成部分。但不得用貨單、調撥單、計劃銜接表、預算單、收欠條等代替合同。
6.2.2 經濟合同按標的不同分為：買賣合同、建筑工程合同、承攬合同、供用電合同、運輸合同、倉儲合同、保管合同、租賃合同、借款合同、技術合同等。
6.2.3 按合同標的額的大小，公司合同劃分為：重大合同標的額為人民幣50(不含50)萬元以上)、一般合同(標的額為人民幣50萬元以下)。
6.3 合同的承辦
6.3.1 每一件合同需由合同承辦部門確定一名合同承辦人。合同承辦人應當是公司的正式職工或本系統內借用的人員。
6.3.2 合同承辦人應對合同訂立履行的全過程負責，期間出現的任何與合同有關的問題須及時向本部門負責人、有關部門匯報，并以合同承辦人為主解決。
6.3.3 合同承辦人須依照法律、法規及本辦法的規定進行工作，并接受有關部門監督。
6.4 合同立項
在招標/議標之前，合同承辦部門負責對計劃外項目填寫合同立項申請表(見附錄E)，按規定報批，辦理合同立項手續。對已列入公司年度計劃內的項目可以不辦理立項手續。
6.5 合同主體的確定
6.5.1 資質審查
6.5.1.1 合同承辦部門負責對對方合同主體單位有關資質進行全面調查，將調查推薦結果報合同部門，合同部門進行資質審查。對審查通過的資質材料，承辦部門應建立檔案，并保存完好。承辦人履行簽字審批手續。
6.5.1.2 合同對方當事人履約能力或資信情況有瑕疵的，不應與其簽訂合同。嚴禁只憑對方名片、介紹信或老關系、親朋好友等冒然簽訂合同。資質審查至少包括以下內容：
a) 主體資格合法：具有當年經年檢的營業執照，其核載的內容與實際相符。
b) 合同標的應符合當事人經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書。
c) 由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。
d) 具有相應的履約能力：具有生產能力、支付能力、運輸能力等。必要時應要求其出具近期的資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。
e) 具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實，
f) 現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟型犯罪案件。
6.5.2 確定合同主體
6.5.2.1 對每一合同項目，需要招標的，合同主體按照公司招標管理辦法確定;不需要招標的，承辦部門至少推薦3家有資質的單位參與競價和談判，比質、比價、比售后服務，擇優確定合同主體。
6.5.2.2 一般合同，合同承辦部門至少有2人參加，配合合同部門人員通過詢價、競價等方式，將價格降到最低后，考慮綜合因素，排出先后順序，排出的第一名確定為合同主體，可以轉入合同簽訂程序。
6.6 合同談判
6.6.1 合同談判由合同部門負責，組織合同承辦人、法律審核、財務、合同管理及業務相關人員組成談判小組。談判小組應在談判前做好充分準備，承辦人收集齊全與合同談判相關的資料，工程合同、工程預算書等資料須事先交合同部門進行審核。談判時，先談技術條款后進行商務談判。合同談判全過程，應保持談判人員的穩定，無特殊情況，不得更換。合同部門應及時將合同談判情況向分管領導匯報，重大問題向總經理匯報。
6.6.2 談判不成功，可以更換合同主體，按照程序繼續談判。
6.6.3 合同談判完成后，承辦部門擬訂合同草案。
6.7 合同的草擬
6.7.1 合同的起草由合同承辦人負責。
6.7.2 合同應盡量采用行業的規范文本格式，并根據具體情況適當修改。合同語言嚴謹、簡練、準確。
6.7.3 合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。
6.7.4 合同中涉及數字、日期時必須注明是否包含本數。
6.7.5 除特殊情況外，合同文本應當正式打印或印刷制成。
6.8 審核會簽
6.8.1 合同文本實行審查會簽制。合同談判后，合同承辦人應將合同草案、合同談判紀要、技術協議、工程合同預算書、合同對方資信情況材料等資料提交項目(投資、招投標)管理部門、合同管理委員會、財務部門、合同審核部門(以下統稱“審核機構”)審核，簽署合同文本審查會簽單(見附錄F)。審核意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊語言;一旦使用，視為對合同草案的否定。審核意見須及時簽署，不得拖延。
6.8.2 合同承辦人應為審核機構預留2個(含本數)完整工作日供其審核。遇特殊情況需延長審核時間時，審核機構應向承辦人申明理由并征得同意，且延長后累計審核時間最長不得超過5個(含本數)完整工作日。工程項目、投資合同預留5個(含本數)完整工作日審核，遇特殊情況需延長審核時間時，最長不得超過7個(含本數)完整工作日。
6.8.3 審核機構審核合同草案時，可根據需要，要求合同承辦人提供與合同有關的補充證明材料。發現重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見書中予以明確并提出修改意見，需要退還時，應將合同及全部資料退還承辦人。承辦人修改后應重新申請審核，審核期限重新計算。
6.8.4 審核結束后，各審核機構將意見書及全部文件退還承辦人，經審核同意簽訂的合同，承辦人連同審核意見等一并報送合同部門，由合同專職人員編號后報送董事長或授權代理人簽署。決定不簽署的，應以書面形式明示意見。
6.8.5項目(投資、招投標)管理部門審核內容：
6.8.5.1 可行性：確屬于生產、經營和建設需要;經濟效益或社會效益具有真實性;具有可操作性。
6.8.5.2 技術性：技術的依據真實可靠;技術措施完備;技術標準和技術參數科學真實。
6.8.5.3 安全生產、施工工期，技術措施。
6.8.5.4 其他內容。
6.8.6 財務部門審核內容：
6.8.6.1 經濟性：符合公司的經濟活動范疇;符合公司的經濟利益;符合公司的預算安排。
6.8.6.2 可行性：資信可靠、資金合理;擔保方式可靠。
6.8.6.3 嚴密性：數量、價款、金額標示準確;計算方式正確;財務附件齊全;資金結算、酬金的支付方式明確、具體、合法。
6.8.6.4 合法性：資金使用合法;結算方式合法;資產所有權明確。
6.8.7 綜合管理部門審核內容。
6.8.7.1 條款規范合法。
6.8.8 合同委員會審核內容
6.8.8.1計劃性：符合已批準立項的項目范圍與條件;在已批準的項目概算內。
6.8.8.2 完整性：合同條款齊備、完整;文字清楚準確;權利義務具體明確;相應手續完備。
6.8.8.3 合規性：合同主體、內容、形式、資金來源合規。
6.8.8.4 合理性：價款、酬金的確定合理、合法。
6.9 合同的簽訂
6.9.1 經審核同意簽訂的合同，由合同部門合同專職人員編號后報送總經理或授權代理人簽署。
6.9.2 代理人應在授權范圍內簽定合同，且不得擅自轉委托。
6.9.3 簽字后的合同須加蓋公司合同專用章。合同專用章由綜合管理部門管理，只在本辦法規定的范圍內使用，不得用行政公章代替合同專用章。合同簽訂后，合同歸口管理部門應及時將合同正本1份交公司檔案室;合同歸口管理部門保留合同副本1份，承辦部門保留副本1份，財務部門保留副本1份。合同歸口管理部門在每年度年終時將履行完畢的合同資料按相關要求整理后完整移交給檔案室。合同承辦部門應將1份副本及相關報審資料(含授權委托書)交合同部門備案，如其他部門需要時可進行查閱，不得擅自復印合同文本，作好合同的保密工作。
6.10 合同的鑒證與公證
6.10.1 合同訂立后，依照法律、法規規定必須鑒證的，由合同部門到工商行政管理部門進行鑒證，經鑒證后方可向有關部門傳遞。
6.10.2 投資合同、涉及產權關系變動、土地使用權權屬變更、專利轉讓、使用許可、具有涉外因素等合同訂立后，由合同部門到公證部門辦理公證。對本單位影響較大及法律關系比較復雜的合同，也可以根據實際情況辦理公證。
6.11 合同的履行
6.11.1 合同由承辦部門負責組織履行。
6.11.2 合同正式生效前，不得實際履行合同。因簽訂書面合同前已實際履行而造成損失的，由承辦部門和承辦人承擔相應的行政責任和法律責任。
6.11.3 合同生效后，當事人雙方必須嚴格按照合同條款約定的權利和義務全面履行合同。除法律另有明文規定或合同約定外，不得替物履行或轉賣、轉讓合同。
6.11.4 合同承辦人應隨時掌握合同的履行情況，并將履行情況隨時向承辦部門負責人報告。
6.11.5 有關部門和人員發現合同對方不履行或不全面、不適當履行合同，應立即通知承辦人;承辦人應在法定或約定的期限內，以法定或約定的方式向合同對方提出異議。
收到對方履行異議時，承辦人應在法定或約定期限內，以法定或約定的方式予以答復。
異議文件或異議答復應報合同部門備案。
6.11.6 合同的定金、預付款、進度款的支付要嚴格按照合同條款執行，由承辦部門按照財務制度規定辦理手續。申請進度款的，由承辦部門填寫《山西同德化工股份有限公司付款申請表》(附錄G)。
6.11.7 合同履行和標的物驗收過程中，承辦部門應按照規定收集與合同有關的全部技術資料，對技術資料移交不全的，由承辦部門追究合同對方的責任。
6.11.8 合同標的物由承辦部門組織有關部門，按合同規定的標準進行驗收。達到約定條件的，辦理驗收合格手續，作為合同價款結算的依據。不符合合同約定條件的，應在法定或約定的期限內向對方當事人書面提出異議。異議文件須合同部門審核備案。
6.11.9 合同承辦部門對合同履行負有全部責任，有確切證據證明對方當事人不履行或者不完全履行合同，或者存在其他情形，損害本單位合法權益的，合同承辦部門和承辦人應催促對方繼續履行，并將該情況及時書面報告合同部門和分管領導。
6.11.10 合同價款結算由合同承辦部門負責。辦理結算時采用審查會簽制，手續必須符合財務管理有關規定，財務部門方可辦理結算付款。對手續不全、計算有誤、資料不合規定、與合同條款不符的，財務部門有權拒絕結算。
6.11.11 合同結算時，財務部門應按照合同規定扣除質保金。質保期滿，由合同承辦部門辦理付款證明，財務部門方可支付質保金。
6.11.12 合同承辦部門應在合同質保期內，加強對合同標的物的檢查，發現問題及時聯系對方當事人進行處理，并負責追究對方的責任。
6.11.13 合同履行完畢，由合同承辦人負責整理合同卷宗全部文件，并及時將文件、有關情況報承辦部門和合同部門。
6.12 合同的變更、解除與糾紛處理
6.12.1 合同的變更或解除，應按法定或合同約定的條件與程序辦理。
6.12.2 公司要求變更或解除合同，合同承辦部門應同時提供合同變更或解除的理由，變更或解除后應當承擔的責任及效益的評估報告。變更或解除合同被批準后，應按照法律規定及時通知對方當事人，并做好有關善后處理工作。
6.12.3 合同對方當事人提出變更或解除合同時，合同承辦部門應及時匯報合同部門和總經理，并提出處理意見。變更或解除合同使公司受到損失時，除依法可以免除責任外，合同承辦人負責向對方追償由此造成公司的經濟損失。
6.12.4 合同的變更，合同承辦部門負責進行變更項目審核，填寫合同變更審批表(見附錄J)，辦理審批手續，獲取批準后方可進行變更的實施。合同的解除填寫合同解除審批表(見附錄K)，辦理審批手續。
6.12.5 合同變更后合同的簽訂，遵循前述規定。
6.12.6 合同變更的審批，遵循前述正式合同的審批權限。
6.12.7 變更合同須重新簽訂合同或補充協議;解除合同時應簽訂相應的《解除合同協議書》，協議書屬于新的合同，具有法律約束力。在變更或解除合同的協議書生效前，原合同仍然有效，雙方應繼續履行。
6.12.8 合同的變更或解除過程中的文書、電報和圖表等由承辦部門收集，全套文件整理完畢后應及時遞交合同歸口管理部門存檔。
6.13 合同糾紛的處理
6.13.1 發生合同糾紛時，合同承辦人應及時通知承辦部門負責人和綜合管理部門、合同部門，并配合合同部門調查收集證據，與綜合管理部門進行法律研究，及時提出糾紛處理方案，向總經理匯報。
6.13.2 在糾紛處理過程中，未經合同部門審核、總經理同意，不得向合同對方作出實質答復、提供文件材料。
6.13.3 合同糾紛的解決，可采用協商、調解方式。協商或調解達成一致意見的，簽定書面協議。
6.13.4 協商調解不能解決的，依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。
6.14 合同管理的統計、臺帳與檔案
6.14.1 簽訂的合同，承辦人負責在合同簽訂3天內將合同立項申請、談判紀要、會簽單、正本及相關附件(如授權委托書、擔保書等)交存合同部門。合同執行完后，交檔案室備案存檔。
6.14.2 合同部門負責建立統一《合同登記臺帳》，各合同承辦部門負責建立本部門的《合同登記臺帳》。
6.14.3 合同部門每半年組織一次全公司合同訂立和履行情況檢查，并將檢查結果和統計報表報公司分管副總經理、總經理、董事長。
6.15 合同的擔保
任何部門不得對外擔保。確需為山西同德化工股份有限公司所屬其他單位及關聯公司提供擔保的，需要經董事會批準，參照有關擔保管理辦法辦理。
6.16 其它要求
應當簽訂合同的突發項目，公司領導批準后，按照“特事特辦，合法合規”的原則辦理。承辦人提交草案后，審核人必須在一個工作日內完成規定的審核事項，對合同草案中的重大錯誤、遺漏與不妥，應協助承辦人修改補充。突發項目合同必須在7日內按照管理內容和要求，補辦合同簽訂手續。
6.17 對合同內容的要求
6.17.1 訂立合同應當采用各類合同的示范文本。合同語言應嚴謹、簡練、準確。合同中術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。合同中涉及數字、日期時須注明是否包含本數。
6.17.2 合同應當具備以下主要條款,并逐項寫明，不得漏項:
6.17.2.1 當事人名稱、法定地址、郵政編碼、法定代表人姓名及職務、開戶銀行賬號。
6,17.2.2 標的：工礦產品購銷合同的貨物名稱、型號、規格等應寫詳細，不能簡化;工程承包合同簽訂時，應附有工程預算書。合同中工程項目名稱應與工程預算書的名稱相一致。
6.17.2.3 數量和質量，包括檢測標準和方式:工礦產品數量單位要明確,應避免使用套、組、系統等單位，否則應附有詳細清單，必須注明產品包裝標準，產品質量應注明符合國標的具體標準或質量標準的具體數據，不應含糊寫符合國家標準或企業標準;工程承包合同應注明工程范圍和內容，并有工程量計算及工程質量標準和要求。
6.17.2.4 價款或酬金的支付時間、方式:
6.17.2.4.1 合同價款或酬金應具體并計算準確,大小寫應一致,數字書寫清楚并正確無誤;合同價款或酬金的范圍應明確,不應保留可追加價款或酬金的條款。合同價款的支付時間、方式應在合同中注明。
6.17.2.4.2 工程承包合同應注明套用的定額、取費標準等工程造價的計算依據。凡包干使用的合同款項,一般應附有計算依據，如果沒有合同變更，不得追加任何費用，如有合同變更，執行本辦法6.12條。
6.17.2.4.3 簽訂合同應當預留質保金，質保金不低于合同標的額的5%，質保期不少于1年，確需減少質保金額或縮短質保期限的，需由承辦部門負責人、談判小組一致同意后，報主管領導批準。
6.17.2.4.4 合同內容一般應注明仲裁、訴訟管轄地為本公司所在仲裁機構、人民法院。
6.17.2.5 履行的期限、地點和方式
6.17.2.5.1 合同應注明履行的期限、地點和時間。
6.17.2.5.2 工程承包合同履行應注明驗收時間、工程開、竣工日期、交工驗收辦法、保修期以及施工資料的移交等。
6.17.2.5.3 工礦產品合同履行應注明驗貨期限, 履行地點一般應為山西同德化工股份有限公司。自提方式交貨的，應在合同中注明。貨物運輸合同中，應注明貨物運輸風險由運輸單位承擔。
6.17.2.6 違約責任:
合同中的違約責任要明確,具有可操作性，不可籠統的用協商解決或按《合同法》處理等代替。
6.17.2.7 合同爭議的解決方式：
爭議出現后，可采用協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。
6.18 檢查與考核
6.18.1 檢查
6.18.1.1 辦法一經發布生效，有關各方都必須嚴格遵照執行，綜合管理部將對執行情況進行檢查。
6.18.1.2 各部門和單位都必須按本辦法的規定，對分管和歸口管理的內容實行標準化管理，達到辦法的要求，并接受有關部門的檢查。
6.18.2 考核
6.18.2.1 在合同管理工作中，對于盡職盡責、作出顯著成績;對于嚴格執法，切實維護公司經濟利益，避免或挽回經濟損失的部門和個人，報總經理辦公會批準，通報表揚，并給予一定獎勵。
6.18.2.2 違反本辦法所規定的管理內容、程序與要求，在合同管理失職、瀆職的，當事人及有關部門、人員應承擔相應的經濟責任。構成違紀的，追究行政責任，觸犯法律的，移送司法機關追究法律責任。
7 相關支持性文件
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