oa辦公系統實施方案

時間：2022-10-09 02:27:21 工作方案

oa辦公系統實施方案

　　自OA(辦公自動化)系統推出至今，已經在世界各地得到很廣泛的應用。一個OA系統在實施之前需要制定一份切實可行的方案。那么，這個方案該如何制定呢?以下是YJBYS小編整理的一篇范例，供大家參考，希望可以幫到大家。

oa辦公系統實施方案

　　一、OA系統解決方案介紹

　　OA系統，即辦公自動化系統(Office Assistant簡稱OA)，它是一個集成了企業信息發布、公文與信息管理、公文處理、知識管理、內部通訊、協同辦公等辦公與管理應用功能一體的協同辦公系統。

　　OA系統解決方案則是一個動態的概念與過程，即實施OA系統的方法與流程，隨著計算機技術、網絡技術和信息通信技術的發展，OA系統解決方案也在不斷完善。

　　OA系統解決方案的實施，不僅幫助企業企業搭建起了一個信息資源管理平臺、決策支持平臺、及時信息交互平臺、信息共享平臺，同時也為企業建立起了一個協同辦公平臺，可以實現多人、多部門在同一時間、同一事件項目上的同時協同協作與配合，全面提升企業的協同辦公能力，提升企業團隊的協作配合水平，從而提升企業整體的戰斗力，提高工作效率，為企業實現更大的經濟效益。

　　現在，OA系統已經成為企業管理的第三大管理軟件，也是企業信息化建設過程中的第一步，是企業發展必備的應用軟件。

　　二、OA系統解決方案的需求分析

　　企業辦公與管理現狀：

　　隨著企業經濟的發展，規模不斷擴大，企業內部結構越來越復雜，業務流程越來越繁瑣，導致日常管理工作越來愈繁雜，傳統的人工管理的效率已經趕不上信息更新的頻率，同時由于管理體制缺乏規范性，導致傳統管理模式和方法，效率越來越不能滿足企業的需要，這主要體現為：業務流程、管理流程不規范，體系制度不健全，導致管理的混論;信息分散，手工統計、分析效率低，信息處理、匯報不及時，不能夠為上層管理與決策提供有效的信息支撐;各部門的信息分散、共享性差，管理人員無法及時掌握部門或者企業經營狀況，無法實現有效的團隊協作，協同能力差等等，都成為企業辦公與管理中的弊病，影響企業的整體經營效益。

　　OA系統解決方案的需求：

　　面對上述問題，實施OA系統解決方案能夠為企業搭建一個信息共享平臺，加速信息的傳遞、流轉，實現信息的共享與交互，通過實施OA系統實現對企業管理結構的規范、業務管理流程的優化與簡化，提升辦公與管理的效率，降低成本，實現企業辦公管理的無紙化。

　　具體說，企業對于OA系統解決方案的需求可以從以下幾方面來分析：

　　1、高效的企業內外信息資源整合管理的需求

　　知識經濟時代，企業內外部信息資源量越來越大，結構內容也越來越復雜，企業迫切需要一個實現高效的內外資源整合的信息平臺，提升對信息資源的管理。

　　而OA系統正是一個能夠對企業生產、市場需求、客戶、銷售、財務等內外部信息進行實施統計、管理的信息系統，可以有效消除企業信息孤島現象。

　　2、靈活的業務流程優化整合的需求

　　信息科技的發展企業客戶對于端對端的服務需求越來越普遍，員工的工作環境也越來越復雜，業務流程也越來越復雜、并缺乏統一的規范，所以需要一個靈活的業務流程優化整合平臺，實現對日常辦公、管理、業務的整合，減少不必要的環節，提升企業對客戶需求的響應速度，實現管理流程的優化整合。

　　3、高效的協同管理工作平臺的需求

　　企業對于搞笑的協同辦公平臺的需求，即是要求通過OA系統解決方案的實施，幫助企業實現對于企業經營管理中業務、生產、管理活動的隨時的組織、部門之間地高效、有序可控、全程共享的溝通和事務處理，實現高效的協同辦公。

　　4、有效的知識資產和企業文化管理需求

　　知識資產、企業文化成為無形資產中的重要部分，也是企業實力的重要體現。

　　OA系統能夠對企業內外的知識資產進行有效的獲取、沉淀、共享、應用、學習和創新，組織構建企業文化環境，提高員工的素質和技能、執行力和企業認同感。

　　市場上對OA系統解決方案的各種需求，體現了社會信息化的需求，同時也促進了OA系統不斷完善與升級。

　　三、OA系統解決方案整體規劃

　　乾元坤和OA系統解決方案對于系統管理模塊的規劃、設計、制定可以根據企業的管理需求進行統一定制開發，幫助企業實現全面的自動化辦公，通常最基本的 OA系統解決方案設計主要包括以下幾部分：組織機構和組織管理構架設計、系統技術構架、辦公體系設計、工作流程、OA系統解決方案實施責任人確定、OA系統功能擴展等。

　　1、OA系統中企業結構構架設計

　　乾元坤和OA系統解決方案可以根據企業的內部結構，針對企業的組織結構：部門、崗位和人員的設置，以及對各部門、各崗位職能，在OA系統中進行工作管理和權限分配的設置。

　　OA系統的這項功能是方便組織結構人員調動時，管理各個模塊和權限，保證數據完整。

　　2、OA系統的技術構架的確定

　　OA系統的設計開發可以采用群件技術和Web技術相結合，提供B/S和C/S兩種應用模式。

　　乾元坤和OA系統解決方案的用戶可根據自身需求，選擇合適的應用模式，方便分布式辦公和移動辦公。

　　3、OA系統的辦公體系設計

　　乾元坤和OA系統解決方案可根據具體單位的情況設計工作流程和文件管理體系：

　　(1)按需求設定工作流程：如自定義發文處理、收文處理等工作流程，方便各級主管及時掌控所管工作的情況。

　　(2)層次化文件管理模式：如文件可按照文件庫、文件夾、文件、子文件四個層次組織，也可按照需求設置文件夾級別。

　　(3)提供多權限管理文件庫功能，如文件庫的權限包括管理者、編輯者、作者、讀者四類，訪問權限也可按照這四級確定。

　　(4)OA系統解決方案可實現文件夾格式自定義

　　OA系統解決方案根據具體需求，定制文件管理系統，其中文件中可存儲文本、OFFICE文檔、掃描文件、聲音圖片等任意文檔。

　　(5)辦公過程中所需的表單的定制設計

　　乾元坤和能夠為企業提供多樣化的規范化的報表、表單樣板定制服務，OA系統解決方案中將根據企業業務需求，定義出各種格式的表單，以提供給OA系統各個子系統應用。

　　4、工作流程設計

　　OA系統解決方案實施后，管理員無需編程即可定義各項工作流程，處理工作事務。

　　乾元坤和OA系統流程定制服務包括：流程、環節、流向定制服務。

　　流程：對每個流程的名稱、類別、管理者、歸檔方式和歸檔數據庫管理，創建新工作的人員等。

　　環節：定義流程中各個辦理環節的名稱、辦理方式、辦理人員、辦理權限和提示、催辦等。

　　其中，辦理方式可選擇：編輯式、審批式、分發式;辦理人員指：OA系統可選擇具體的崗位或人員。

　　設定由上一環節制定，由文檔某個域制定，提供辦理某項事務的人員，辦理權限設置(包括允許編輯文檔、提意見、查看匯總意見、跟蹤后續辦理過程等權限)。

　　流向：OA系統可定義各個流程中的應用模式，強化工作流程管理。

　　其中自由流程指：OA系統提供自由流程應用模式，由辦理人根據具體情況決定下一流程。

　　5、OA系統解決方案實施責任人

　　OA系統解決方案將協同辦公集中到代辦工作和在辦工作兩個窗口，在此各項工作分類，分出輕重緩急，確定工作事務責任人。

　　6、OA系統功能擴展

　　OA系統解決方案采用開放式體系，各個功能模塊可獨立實現，并具有標準接口，方便系統二次開發，客戶也可自行二次開發，根據企新需求的提出，實現OA系統的功能模塊的擴展。

　　四、OA系統解決方案具體實施

　　(一)OA系統解決方案具體可解決以下問題

　　1、系統同化，各業務間無縫連接。

　　2、系統智能化。

　　3、對企業管理現狀分析透徹

　　(二)OA系統解決方案可實現的管理功能

　　1、及時內部通訊

　　電子郵件：使用電子郵件可與組織內部人員進行通信，可進行郵件的創建、發送、接收、閱讀、回復等。

　　在線短信：可以即時感知用戶是否在線，可使用在線短信功能進行實時交流和留言。

　　2、信息發布

　　電子公告：可發布各種公共信息如公告、通知或啟事等。

　　每個部門也可以建立自己的公告系統。

　　電子論壇：為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據需要可以發起并創建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談論和發言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。

　　電子刊物：實現網上收集、編輯和發布單位內部的刊物。

　　刊物編輯將有關信息篩選、匯集成期刊，并在網上發布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發布的各類刊物。

　　3、日常辦公應用

　　網上審批：網上辦理單位內部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網上進行辦理和審批。

　　公文處理：實現收文處理和發文處理的電子化，提高公文處理的效率。

　　收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環節進行辦理。

　　發文處理可對公文制發中的擬稿、核稿、會稿、簽發、編號、登記、打印等環節進行處理。

　　工作監控：領導可對各項工作的進展情況進行實時監控，了解每個人員每項工作的辦理情況，并可進行催辦。

　　OA系統解決方案實施范圍

　　4、文件管理

　　文件管理：文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。

　　文件庫設置：可根據單位的實際業務需要設置文件庫的數目，在文件庫中文件夾的數量和級次也可按需設置，實現了文件的層次化管理。

　　訪問權限：提供針對文件庫、文件夾和文件的多重訪問權限控制，確保文件訪問與操作的安全。

　　5、會議管理

　　提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括:計劃擬定、計劃審批、通知和會議安排查詢。

　　會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。

　　6、機構管理

　　組織機構：對組織機構與人員進行設置，包括部門設置、崗位設置和人員設置，以及各部門、各崗位職能的描述等。

　　權限劃分：對所有人員根據部門職能、崗位職責和工作需要進行權限賦予，確定符合其職務要求的使用權限。

　　企業可按照實際情況完成以下設備管理：單位機構體系、人事結構的組成、職位的建立、職位的分配。

　　整個機構配置管理功能模塊的特點，是引進了TreeView的概念，通過方便的樹型結構導航圖，輕松、直觀地管理單位的部門體系、人事結構以及職位建立、分配。

　　(1)OA系統解決方案中對企業機構配置管理流程操作設計過程如下：

　　1、建立單位內部的機構體系，設置相應的部門。

　　2、在各部門中設置行應的職位，同時對職位指定相應的操作權限;用戶可以在此指定一個職位，該職位具有系統管理權限，可維護與管理日常工作。

　　OA系統公文交換管理圖示

　　3、輸入各部門中的相應員工信息，上傳員工的照片。

　　4、為員工分配相應的職位。

　　5、指定各部門的部門主管。

　　通過一定設置后，已有員工可登錄進入系統。

　　(2)OA系統解決方案中部門機構設置方案：

　　OA系統解決方案=通過公司體系結構設置可以設置公司的各級部門，從而形成公司的部門結構體系;

　　上級部門：由系統自動帶出，如果在某一節點下新增部門，那該域的內容會自動顯示為該節點的名稱，只有在機構節點或者部門節點上才可新增部門;

　　部門名稱：由用戶自定義輸入，表示將要增加部門的顯示名稱，該項輸入是必須的;

　　部門主管：用戶點擊按鈕，在人員選擇窗口選擇系統中現有人員(在職人員);如果選擇為空，則代表該部門暫時沒有設立主管，可在修改部門信息的時候再設立或更改;

　　部門職位設置：

　　每個部門都應該具有相應的職位。

　　在這里的職位主要是指，由用戶自己設定一職位名稱，然后從系統所有的功能模塊中選擇一個或多個模塊賦予這個職位。

　　那么一旦擁有了這個職位就可使用該職位所包含的系統功能模塊。

　　此版塊的初始狀態顯示‘基本使用權限’和‘管理權限設置’，‘基本使用權限’包括每個員工都具有的操作權限，‘管理權限設置’是由管理人員針對具體職位所擔任的相應角色，對其進行相應的權限設置。

　　(3)OA系統解決方案中崗位、人員及其職責設置方案：

　　通過人事結構的設置可在各部門下增加、修改、刪除人員信息，從而方便地維護公司人事基本資料;具體可實現以下功能：

　　1、人員的新增

　　2、人員的編輯

　　3、人員的刪除

　　5、OA系統解決方案能實現人員的調動/分配

　　7、OA系統的管理解析

　　OA系統解決方案實現對組織機構、表單格式、工作流程、數據字典、打印格式、統計定義等功能與模塊進行管理與維護。

　　系統構架如圖示：

　　OA系統解決方案實施框架圖

　　8、OA系統的輔助辦公功能

　　物品管理：OA系統解決方案實現輔助辦公功能，可公司企業登記辦公用品信息、維護物品庫存、查詢可領用信息、領用申請和審批所需辦公物品、檢查物品發放與報損情況等功能。

　　車輛管理：OA系統解決方案實現提供車輛資料登記、網上實時查詢車輛用車申請、審批等用車狀態等功能。

　　資源管理：OA系統解決方案實現分類與登記單位內各類共享資源、查詢資源使用狀態、預約申請、審批、調度各項資源、網上管理資源等功能，并以此提高資源利用率。

　　圖書管理：OA系統解決方案實現提供圖書信息登記、分類查詢、借閱申請與審批、圖書歸還等功能

　　領導活動安排：OA系統解決方案實現提供領導活動計劃的擬定與審批、日程安排的查詢等功能。

　　點擊打開鏈接

　　名片管理：OA系統解決方案實現提供名片信息的登記、管理與共享等功能，可自由設置私有名片和共享名片。

　　時刻表：OA系統解決方案提供各類時刻表信息(航班時刻表、列車時刻表及其它類型時刻表)發布與查詢等功能。

　　信息采編：OA系統解決方案提供信息收集與整理、信息刊物編輯、發布與查閱功能。

　　(三)OA系統解決方案辦公管理的功能查詢表：

OA系統解決方案針辦公管理的功能查詢表
分類		子功能	功能描述
公文管理	公文管理	收文管理	收文擬辦、核簽，審核，批示，批復意見填報，收文辦理，歸檔。
		發文管理	企業發文工作中的全部業務工作。
		收文督辦	對收到的公文進行多條件的檢索。
		發文督辦	對發文進行多條件的檢索。
		收文查詢	對收到的公文進行多條件的檢索。
		發文查詢	對發文進行多條件的檢索。
		代理人設定	按部門提供選擇代理人信息,指定給所選擇的工作人員。
	系統設置	模板管理	根據公司的實際情況建立、編輯、刪除模板，可分類檢索。
		字典管理	為了收文、發文管理中主題詞、秘密等級、緊急程度、文件種類、簽署意見等方便錄入所設置。
		第一類別詞	模塊自由構造主題詞。構造秘密等級、緊急程度、文件種類、簽署意見。
		第二類別詞	模塊自由構造主題詞。構造秘密等級、緊急程度、文件種類、簽署意見。
		類屬詞	模塊自由構造主題詞。構造秘密等級、緊急程度、文件種類、簽署意見。
		類型詞	模塊自由構造主題詞。構造秘密等級、緊急程度、文件種類、簽署意見。
檔案管理	檔案批復	借閱批復	設置借閱批復權限的人，對檔案借閱申請批復，可查看審批情況。
	檔案批復	借閱收回	檔案管理員對到期的檔案收回。
	檔案維護	文件登記	對公文辦理完成需要歸檔的文件進行登記；也可以登記沒有電子文檔的檔案文件。
		文件歸檔	檔案管理員對登記的文件歸檔。
		檔案整理	由檔案管理員對歸檔的文件操作整理。
		銷毀清冊	毀滅性處置鑒定無價值的檔案。
		案卷瀏覽	以[一級目錄-卷宗-文件]的層次瀏覽檔案文件。
		文件查詢	根據標題、關鍵詞、年度、責任者、文號、保管期限、密級等條件來查找所需檔案。
	系統設置	全宗設置	設置全宗號，全宗名稱。
		檔案目錄	在一個全宗內應按統一的方案分類，并保持分類體系的穩定性。
		案卷設置	在一個全宗內，由互有聯系的若干文件組合成的放入卷夾。
		存放地設置	案卷的存放地址，包括檔案室、框架、書格。
		保管期限	根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間。
		密級設置	文件保密程度的等級。
		載體類型	檔案存放形式即載體類型。
		責任者設置	對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。
		權限設置	對每個檔案類型指定檔案管理員及審批領導。
		流程模板管理	對模板增加、修改、刪除。
		流程管理	對流程新增、修改、刪除。
		流程定義	對流程節點增加定義。
個人辦公		借閱申請	填寫個人申請文件的詳細信息。
		借閱查詢	查看借閱文件所處的狀態。
		日程安排	使用個人日程安排功能查詢、新增、編輯和刪除個人的日程安排。
		名片管理	使用名片管理查詢、新增、編輯和刪除單位或個人的常用電話和信息。
		記事本	使用個人記事本查詢、新增、編輯和刪除個人的文件。
		電子郵件	實現電子郵件的收發、轉發、管理。
系統管理		上傳人員管理	通過選擇不同的組織機構進行維護人員的設定。
		權限管理	設置操作人員權限的功能，部門、人員信息由辦公自動化系統提供。權限分為角色權限和業務權限。
		編碼規則	對基礎數據的編碼進行分級設置。進而構成用戶分級核算、統計和管理的基礎。
		審核角色設定	用于設置公文審核流程的帳戶，主要設置部門負責人，廠辦領導，廠長三種帳戶。
		流程設定	用戶可根據實際的業務流程自己定義計算機中的公文辦理流程。
		編碼規則設定	對基礎數據的編碼分級設置。
		公文維護	公文維護可完成收文管理、發文管理以及公文審批。

　　五、OA系統解決方案實施效果

　　OA系統解決方案可以幫助企業實現異地辦公、異地掌握組織內部工作進度和狀況，及時處理工作內容。

　　OA系統解決方案的事實，實現了知識管理、制度化管理，使得優秀的員工的思想、經驗和技術積累，轉變成組織中共享資源，同時也避免了因人員流動導致工作脫節。

　　具體來說，OA系統的功能可實現：

　　自動化辦公：這點對于工作地點較為分散的單位尤為明顯，通過自動化辦公可實現各個部門、各個級別橫向、縱向工作流程自動化管理，提高工作效率。

　　高效工作檢查：OA系統記錄工作全程，掌握各部門工作辦理狀態，可實現工作監控，及時發現問題、解決問題。

　　明確工作職責：OA系統解決方案通過設置員工職責，權限，使得各個人員責任明確，落實到人，實現高效辦公。

　　OA系統解決方案的實施方便領導有效和各級工作人員溝通：OA系統設置多種途徑、多種方式操作方法，使得管理者可有效同各級人員保持快速溝通。

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