倉庫管理專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告
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根據(jù)公司審計(jì)工作計(jì)劃，審計(jì)部成立項(xiàng)目組于20xx年3月1日至20xx年11月1日期間，對公司各倉庫管理情況進(jìn)行了專項(xiàng)審計(jì)。本次審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注了倉庫管理相關(guān)規(guī)章制度、流程的建立健全情況，倉庫存貨出入庫及保管情況，各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行情況及其他基礎(chǔ)工作落實(shí)情況，基于審計(jì)工作的開展，審計(jì)項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)了相關(guān)問題并提出了可行的建議和改善措施。
一、基本情況
目前屬于物控部管轄范圍內(nèi)的倉庫共有18個，分為原料倉、成品倉及半成品倉庫。其中原料倉8個，半成品倉1個，成品倉9個。截止20xx年10月底，倉庫目前保管物資價值總額為100萬元。倉庫目前對于物資出入庫、保管、盤點(diǎn)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作管理比較完善，各種規(guī)章制度已基本建立，但對于委托加工物資、單據(jù)審核、制度執(zhí)行有效性也有較多不足之處，須加以完善。
二、審計(jì)發(fā)現(xiàn)
1.對外發(fā)加工物資缺乏有效控制。
0769倉庫有外發(fā)加工物資未收回。在對各倉庫外發(fā)加工出入庫情況進(jìn)行審計(jì)(注:各類審計(jì)報(bào)告及方法案例關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng))檢查時，發(fā)現(xiàn)0769原料倉分別在20xx年4月和7有兩筆以委外加工出庫單形式，將材料名稱為雕花板送至某某廠商維修，至審計(jì)結(jié)束為止未收回。
原料倉外發(fā)加工物資賬目不清。在對原料倉外發(fā)加工情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)自 20xx年3月9日至20xx年5月7日共向某某廠商外發(fā)木拼板11472張進(jìn)行噴油加工，截止審計(jì)結(jié)束日收回橡膠木拼板10233張，共計(jì)有1239張未收回。金額為5萬元。對于加工物資存放于加工商處，未與某廠商對賬，且存放數(shù)目是否準(zhǔn)確，原倉管陳某某表示不清楚。
由于xxx已調(diào)往收料組，未與新倉管進(jìn)行交接，現(xiàn)V6倉管亦表示不清楚外發(fā)加工有多少數(shù)量未收回。按照公司制度《委外加工流程及管理規(guī)范》(文件編號：AM-QEOW-WK-0004)規(guī)定，對于委外加工物資應(yīng)該由各倉管負(fù)責(zé)核對，并且每月10日前需對上月委托加工物料未收回物料上報(bào)部門主管經(jīng)理處審核，但是目前并未嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。
各倉庫管理員對于外發(fā)加工物資既做到定時清理未收回情況，月底時也未對上月單據(jù)核銷情況及未收回物料上報(bào)給部門主管及經(jīng)理審核，造成外發(fā)加工物資處于無監(jiān)控狀態(tài)，未收回情況時有發(fā)生。
審計(jì)建議：
倉管應(yīng)嚴(yán)格按照公司制《委外加工流程及管理規(guī)范》規(guī)定，每月10日前向原料倉主管及物控經(jīng)理報(bào)告委外加工物資單據(jù)核銷表及報(bào)告超期未回物料。
物控部門應(yīng)對以往外發(fā)加工物資至今未收回情況進(jìn)行清查，對于仍有未收回物資應(yīng)及時與采購、財(cái)務(wù)部門共同協(xié)商進(jìn)行處理。
財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與監(jiān)督委外加工物資收回情況。目前財(cái)務(wù)部門未對外外發(fā)加工物資進(jìn)行明細(xì)賬登記，監(jiān)督外發(fā)加工物資發(fā)出、收回、核銷情況。建議財(cái)務(wù)部門建立委外加工物資明細(xì)賬，物資發(fā)出、收回在財(cái)務(wù)有賬可查。對于超期未核銷情況賬應(yīng)及時向倉庫主管了解原因，實(shí)行有效監(jiān)督責(zé)任。
2.五金倉領(lǐng)料混亂。
審計(jì)人員在對各倉庫領(lǐng)料情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)部分領(lǐng)料單存在非同一人填寫領(lǐng)料現(xiàn)象，經(jīng)過向五金倉和行政部詢問，系五金倉倉管利用領(lǐng)料單上空白欄未劃線注銷地方補(bǔ)寫領(lǐng)料。因原五金倉管已離職，無法向本人證實(shí)。經(jīng)了解，原因?yàn)樾姓磕承C(jī)修員工在倉庫處領(lǐng)料后未填寫領(lǐng)料單，倉管盤點(diǎn)物料時發(fā)現(xiàn)盤虧，利用行政部領(lǐng)料員黎剛開具的領(lǐng)料單上空白未劃線部門增添被領(lǐng)料數(shù)量，而問及行政部領(lǐng)料員所填寫的領(lǐng)料單上被增添物料之事，其表示未經(jīng)過他手，并不知情。審計(jì)人員抽樣了20xx年4月至20xx年10月的領(lǐng)料單據(jù)，五金倉管私自增添的領(lǐng)料金額為xxx元，該部分領(lǐng)料，行政部表示大部分確實(shí)是其領(lǐng)料，但因?yàn)闀r間太久，部分無法確定。
審計(jì)建議：
對于各領(lǐng)料部門填寫的領(lǐng)料單，空白線一律劃線注銷。倉管必須嚴(yán)格審核領(lǐng)料單，發(fā)現(xiàn)有涂改現(xiàn)象、未劃線現(xiàn)象、應(yīng)拒絕領(lǐng)料。對于各領(lǐng)料部門的領(lǐng)料單一律由各部門領(lǐng)料人填寫，嚴(yán)禁倉管人員代筆。領(lǐng)料單如有誤，應(yīng)由領(lǐng)料人員重新填開，重新走審批流程。嚴(yán)禁在未經(jīng)批準(zhǔn)下私自增加領(lǐng)料。
目前對于倉庫與各領(lǐng)料部門并未就每月領(lǐng)料數(shù)量進(jìn)行核對，為加強(qiáng)對原材料的控制，倉庫應(yīng)該每月與各材料領(lǐng)料部門進(jìn)行材料領(lǐng)用對賬，防止數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)錯誤。各生產(chǎn)車間、部門經(jīng)理審核當(dāng)月領(lǐng)料數(shù)量、金額。如有異常應(yīng)與倉庫進(jìn)行核對，直至找出原因。
3.無訂單入庫作業(yè)不規(guī)范。
目前倉庫無訂單入庫作業(yè)較多。如20xx年5月無訂單采購金額為6,085,201.70元，占當(dāng)月全部采購額8.71%。20xx年7月無訂單采購金額3,939,903.24元，占當(dāng)月全部采購額為6.3%。對于該部分無訂單的材料入庫作業(yè)，根據(jù)公司文件《倉庫收料作業(yè)規(guī)范》規(guī)定：倉庫《材料入庫單》必須在采購訂單基礎(chǔ)上下推完成，無采購訂單之物料未經(jīng)倉庫主管同意不可作收料、入庫作業(yè)。但在該部分無訂單的入庫單檢查中，均未見到有倉庫主管對入庫單審批，制度執(zhí)行不力。
審計(jì)建議：
對于未按公司正常采購流程之入庫作業(yè),各倉庫僅憑供應(yīng)商送貨單就進(jìn)行入庫，對于質(zhì)量、價格難以保證符合公司最大利益。應(yīng)此物控部主管及經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，加強(qiáng)對無訂單物資的入庫監(jiān)控。
4.裥棉毛巾布未經(jīng)品質(zhì)檢查直接入庫。
由生產(chǎn)一部裥棉車間加工的裥棉毛巾布入庫到凱奇布料倉庫和歌蒂婭原料倉庫時，此道工序未經(jīng)過品質(zhì)檢查。或品檢員在入庫單上簽字僅僅流于形式，倉庫部門對未有品質(zhì)檢查的半成品直接入庫，存在質(zhì)量隱患，并對公司品牌與口碑構(gòu)成風(fēng)險。
審計(jì)建議：
嚴(yán)格執(zhí)行公司產(chǎn)品質(zhì)檢制度與流程，切實(shí)維護(hù)產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)公司產(chǎn)品品牌形象。
5.ERP系統(tǒng)單據(jù)核對完整性不足。
審計(jì)人員對ERP系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)與倉庫保存的存根聯(lián)進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)部分倉庫找不到對應(yīng)紙質(zhì)存根聯(lián)。為了防止未經(jīng)授權(quán)私自在ERP系統(tǒng)里填制單據(jù)，應(yīng)每月對ERP里所有的單據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行核對，但經(jīng)了解，倉庫、財(cái)務(wù)均未采取此種做法。
審計(jì)建議：
對于系統(tǒng)里的當(dāng)月的所有單據(jù)，各倉庫必須全部打印出紙質(zhì)單據(jù)，按照規(guī)定權(quán)限審批后保管。財(cái)務(wù)部門在檢查倉庫單據(jù)時，也應(yīng)對系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)邏輯鉤對，保證ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。
對以上發(fā)現(xiàn)問題及審計(jì)建議的落實(shí)情況，請相關(guān)部門將整改時間、整改部門、整改責(zé)任人、整改措施在20xx年12月31日前報(bào)審計(jì)部備案。
集團(tuán)審計(jì)部
20xx年11月17日
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